Bij FIQAS vinden we onze klantrelatie enorm belangrijk. We faciliteren met Abillity® het order-to-cash proces van onze klanten, maar onze betrokkenheid gaat veel verder dan dat. Onze bedrijfsnaam is niet voor niets een afkorting van ‘First in Quality and Service’. Dus als wij zien dat we het werkproces voor onze klant nóg verder kunnen optimaliseren, dan ondersteunen wij hierin graag.

Processen regelmatig kritisch beoordelen

Het is belangrijk om processen met enige regelmaat kritisch te beoordelen. De wereld om ons heen verandert immers continu: collega’s verlaten het bedrijf, er komen nieuwe mensen bij, klanten krijgen andere verwachtingen en wet- en regelgeving verandert. Al deze schommelingen zorgen ervoor dat het ingerichte proces na verloop van tijd misschien niet meer de meest optimale werkwijze ondersteunt.
Omdat wij op dagelijkse basis contact hebben met onze klanten, delen wij veel van onze kennis informeel en een-op-een. Maar soms vraagt een situatie om wat breder advies. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een workshop, bij de klant op locatie of bij ons in ons inspirerende kantoor.

“Als je ziet dat het totaalproces beter kan, dan helpen we onze klanten daar graag mee!”
Janny – Billingmanager FIQAS

Het proces zo optimaal mogelijk inrichten

Met Abillity® worden standaardhandelingen in het proces van debiteurenbeheer geautomatiseerd. Maar juist omdat de wereld continu verandert, is het belangrijk om de uitgangspunten regelmatig opnieuw tegen het licht te houden. Zo kan het voorkomen dat wat initieel standaard leek, in de praktijk (als gevolg van die veranderingen) net even anders loopt waardoor er minder automatisch verwerkt wordt dan vooraf bedacht. Al zou dit maar om tienden van procenten van het totaal gaan, dan kan er bij grote aantallen toch steeds meer uitval ontstaan. En deze uitval moet handmatig behandeld en beoordeeld worden.

Als een klant vervolgens moeite heeft met het bijhouden van dit soort uitval, bijvoorbeeld wanneer het gaat om honderdduizenden betalingen per maand, dan kunnen achterstanden ontstaan. Daarom is het belangrijk om tijdig in te grijpen en de processen aan te passen aan de veranderde situatie. Juist op dat soort momenten plannen wij graag een workshop in om samen met onze klant het proces opnieuw te beoordelen en verbeteringen door te voeren waar nodig.

Samen op zoek naar de best werkende oplossing

We bundelen tijdens zo’n workshop echt onze krachten en kennis. Door het proces samen objectief te beoordelen ontdekken we vaak al hoe we het proces kunnen verbeteren. Dit kan bijvoorbeeld door zaken beter op elkaar af te stemmen, maar vrijwel altijd kan ook onze software meer ondersteuning bieden.

Om een compleet beeld te krijgen zorgen we ervoor dat er rapportages zijn die de problematiek inzichtelijk maken. En doordat we een hele dag samen optrekken, is een additionele rapportage bijvoorbeeld zo gemaakt. Zodra we weten hoe we bijvoorbeeld nieuwe non-linked en non-allocated betalingen zoveel mogelijk kunnen voorkomen, gaan we gezamenlijk aan de slag om de uitval (ook structureel) terug te dringen.

Janny: “Zo’n dag geeft ongelofelijk veel energie aan iedereen. Niet alleen is het fijn om elkaar ook af en toe fysiek te ontmoeten. Door een volledige werkdag samen op te trekken zien we veel beter hoe de processen werken. Klanten zien nóg beter waar onze toegevoegde waarde zit, welke kennis wij hebben en wat Abillity® voor hen doet. Maar wij zien ook welke werkzaamheden onze klant aanvullend nog moet doen. Soms zijn het kleine dingen die niemand opmerkt, maar die bijvoorbeeld eenvoudig te automatiseren zijn via Abillity®. Zo’n workshop brengt ook al die facetten aan het licht en maakt deze bespreekbaar, zodat we gezamenlijk op zoek kunnen naar de best werkende oplossing voor onze klant.”

 

“Na afloop van een workshop gaat eigenlijk iedereen altijd tevreden naar huis. Vaak met wat huiswerk, maar nog vaker met hernieuwde inzichten, verbeteringen en een dosis positieve energie. Want niets is frustrerender dan processen die niet optimaal voor je werken.” Zegt Janny tot slot.

FIQAS Abillity workshop

Meer informatie

Wilt u weten hoe wij met Abillity® uw organisatie optimaal kunnen ondersteunen? Neem dan contact op met Erik Henselmans via erik.henselmans@fiqas.nl of 06 – 13135273.