)){kind=small}
Iedereen wil graag een strak facturatieproces: een kloppende factuur, op tijd verstuurd, direct betaald met het juiste kenmerk en automatisch verwerkt in het financiële systeem. De administratie klopt, er is geen omkijken naar. Dat is de happy flow.
Maar de realiteit is anders… En juist daar liggen kansen! Bij FIQAS pakken we de (onvermijdelijke) afwijkingen in het proces namelijk slim aan. Want door de unhappy flow te optimaliseren, vergroot je de happy flow.
Waarom alleen de happy flow niet genoeg is
Laten we eerlijk zijn: de happy flow is een ideaalbeeld, maar betaalverwerking kent juist veel nuances. Niet elke afwijking is een fout. Soms is het simpelweg anders, onverwacht of zelfs een poging tot ‘iets nieuws’.
Bijvoorbeeld:
- Een mislukte incasso door onvoldoende saldo op dat moment
- Een betaling zonder referentie, omdat de klant meerdere facturen heeft openstaan.
- Een Franstalige klant die alleen een Nederlandse factuur in PDF ontvangt.
- Of een betaling die uitblijft. En dan niet uit kwade wil, maar vanwege overmacht of andere (tijdelijke) obstakels.
Dit zijn geen fouten, maar scenario’s. En als je toch al weet dat deze voorbij komen, kun je hier handig op inspelen. Precies daar zit de kracht van FIQAS.
Wat bedoelen we écht met de unhappy flow?
De unhappy flow omvat alles wat afwijkt van de gestroomlijnde route. Niet alleen ‘problemen’, maar vooral uitzonderingen die in élke organisatie voorkomen. Dit kan variëren van een factuur die niet aankomt (een zogeheten ‘bounce’) tot bijvoorbeeld een internationale klant met andere valuta of juridische vereisten.
Het verschil zit in de aanpak: beschouw deze afwijkingen niet als verstoringen, maar als integraal onderdeel van je proces.
Focus ook op de uitzonderingen
Veel software richt zich op de happy flow. Maar FIQAS bouwt oplossingen die standaard ook rekening houden met uitzonderingen. Want daar zit vaak de ruis, vertraging en frustratie.
Wij kijken altijd naar de ‘vraag achter de vraag’. Daarom betrekken klanten ons ook regelmatig bij brainstormsessies en requirement workshops. We stellen de juiste vragen, denken proactief mee en signaleren knelpunten vroegtijdig. Soms zien wij problemen bij een klant al voordat zij dat doen – simpelweg omdat wij continu bezig zijn met procesoptimalisatie.
En is er een probleem? Dan lossen we het op. Snel, efficiënt en zonder onnodige complexiteit.
Slim omgaan met de unhappy flow
Juist in afwijkende situaties laat je zien wat je waard bent. Door bijvoorbeeld klanten met tijdelijke betalingsproblemen eenvoudig een betalingsregeling aan te bieden, verander je een unhappy flow in een happy flow. Dit levert direct voordelen op:
- Hogere klanttevredenheid
- Minder handmatige handelingen
- Sneller betaalde facturen
- Een prettig en positief werkproces voor je team
Door slim om te gaan met de unhappy flow, verbeter je niet alleen je cashflow, maar ook je klantrelatie.
