Een factuur is een belangrijk communicatiemoment met je klant en moet voldoen aan twee belangrijke voorwaarden: de factuur moet correct en duidelijk zijn.
Een verkeerde of onduidelijke factuur leidt tot ontevredenheid (en extra werk/kosten), zelfs als de geleverde dienst op zich goed was. Daarmee is ook de factuur een belangrijk onderdeel van de ‘customer journey’.
Ervaring
Wij hebben inmiddels honderden miljoenen facturen gemaakt voor een diversiteit aan klanten, landen en proposities en delen onze expertise graag om ook jouw facturatieproces succesvol te laten zijn.
Flexibel
Op papier of digitaal (per mail of via een webportaal), met of zonder betaallink, met of zonder specificatie en in de juiste taal: Abillity® kan het allemaal.
Convergent
Alle producten en diensten die een klant afneemt overzichtelijk op één factuur.
Simpel
Simpel is een aanbieder van voordelige sim-only-abonnementen, die bijna een miljoen klanten bedient met het moderne T-Mobile-netwerk. FIQAS verzorgt in een Managed Billing Service de uitvoering en monitoring van de facturatie- en incassoprocessen van Simpel.
Arriva
Met de gratis reisapp ‘glimble’ wil Arriva het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen aantrekkelijk(er) maken. FIQAS zorgt ervoor dat geldende tarieven, eventuele kortingen én abonnementen worden verwerkt tot overzichtelijke en correcte facturen voor zakelijke gebruikers.
Port of Rotterdam
FIQAS levert de software waarmee scheepsbezoeken aan het Rotterdamse havengebied volautomatisch en real-time worden vertaald naar een opgave. Na validatie door het Havenbedrijf wordt de opgave meteen omgezet in een factuur.
De facturatiemodule van Abillity® kan gebruik maken van data die ook door Abillity® is getarifeerd. En als hierbij ook de Abillity® datapipe is ingezet, is ook een hoge datakwaliteit gegarandeerd. Maar in plaats daarvan (of aanvullend hierop) kan er ook sprake zijn van data die in een ander systeem is getarifeerd. In geval van een combinatie kan nog steeds sprake zijn van één factuur (convergentie).
Bij een aanzienlijk klantenbestand worden klanten vaak ingedeeld in diverse facturatiecycli, waarbij klanten bijvoorbeeld altijd een factuur krijgen op de dag dat ze klant zijn geworden. Dit kan een gezonde spreiding opleveren voor allerlei aanpalende processen (denk bijvoorbeeld aan customer service of finance) in plaats van een hoge piek vaak aan het begin of einde van de maand.
FIQAS kan je ook ontzorgen met betrekking tot facturatie of zelfs het gehele order-to-cash proces. Door gebruik te maken van onze managed service zetten wij gespecialiseerde Billing Managers in om ook van jouw data omzet te maken. Dit kan tijdelijk zijn om een nieuw proces in te slijpen, maar veel klanten kiezen ervoor om hun billingprocessen structureel aan ons uit te besteden. Hierdoor kunnenzij zich focussen op hun kernactiviteit, vaak met een significante (FTE) besparing tot gevolg.
Naast de ontvanger van de factuur zijn er nog andere stakeholders die vanuit hun rol elk andere eisen stellen aan de factuur. Zo zal je financiële afdeling willen dat deze op tijd is, gelet op cashflow en rapportages. De manager van de klantenservice zal (vooral als er sprake is van veel klanten) facturen graag gespreid uit zien gaan, voor spreiding van eventuele vragen aan het callcenter .
De overheid en auditors willen – nee, eisen – dat de factuur (en het onderliggende proces) aantoonbaar voldoet (en blijft voldoen) aan wet- en regelgeving.
Met Abillity® kun je hier allemaal vinkjes achter zetten en al deze stakeholders tevredenstellen. Naast zeer uitgebreide en flexibele facturatiefunctionaliteit verzeker je je bij ons ook van vele jaren ervaring en proactief meedenken waarbij we ‘best practices’ delen om ook jouw facturatieproces zo optimaal mogelijk in te regelen.
Uiteraard kent ook facturatie zo zijn specifieke uitdagingen en uitzonderingen.
Niet echt een uitzondering, maar soms wel uitdagend, is het toepassen van het juiste btw-regime. Zo kan het btw-tarief afhankelijk zijn van wat geleverd is, aan wie en waar. Bij FIQAS beschikken we over internationale ervaring met zeer veel (ook exotische) btw-regelgevingen.
Andere bijzonderheden kunnen optreden zowel aan het begin als aan het einde van een factuurrelatie. Denk aan het factureren van borg of andere eenmalige fees aan nieuwe klanten of juist aan het ‘uitfactureren’ van klanten die de samenwerking hebben opgezegd, maar bijvoorbeeld nog wel voor de resterende contractperiode moeten betalen.
Al dat soort zaken zijn bekend terrein binnen Abillity®, zodat je in alle stadia van de relatie met je klant de gemaakte afspraken optimaal na kunt leven binnen het facturatieproces.
Het order to cash-proces houdt niet op als de factuur eenmaal gemaakt is.
Allereerst moet de factuur op een bepaalde manier gedistribueerd worden naar de klant (debiteur). Dat kan bijvoorbeeld per reguliere post of via mail (met een bijlage of een link naar een klantportaal). De wijze van distributie kan per klant(groep) verschillen.
Daarnaast bevat de factuurdata informatie die relevant is voor de financiële administratie. Binnen Abillity® kunnen te factureren producten (zoals abonnementen of soorten verbruik) worden voorzien van grootboekcodes, zodat op basis van factuurdetails geaggregeerde journaalposten kunnen worden gemaakt om naar jouw boekhoudsysteem te sturen. In de praktijk hebben wij al met zeer veel boekhoudsystemen gekoppeld, dus grote kans dat we ook jouw financiële systeem al kennen (en anders leren we graag iets nieuws).
Daarnaast kan de factuurdata (met het te ontvangen bedrag) als input dienen voor de volgende stap in het order to cash-proces: incasseren.
Ben je benieuwd of ons platform geschikt is voor jouw organisatie? Wil je meer weten over onze facturatiemogelijkheden? Of heb je specifieke vragen? Neem gerust contact met ons op. Wij gaan graag met je in gesprek!
