Een factuur is een belangrijk communicatiemoment met je klant en moet voldoen aan twee randvoorwaarden: de factuur moet duidelijk en foutloos zijn.
Een verkeerde of onduidelijke factuur leidt tot ontevredenheid, extra werk en verhoogde kosten. Zelfs als de geleverde dienst op zich goed was. Daarmee is de factuur dus ook een belangrijk onderdeel van de ‘customer journey’.
Wet- en regelgeving
Er is veel beweging rondom (e-)facturatie en automatische btw-aangifte. Met Abillity® voldoe je gewoon aan alle wettelijke eisen.
Flexibel
Als e-factuur of digitaal, met of zonder betaallink, met of zonder specificatie en in de juiste taal: Abillity® kan het allemaal.
Helder en compleet
Iedere Abillity® factuur is helder en eenvoudig te begrijpen, de eerste voorwaarde voor een soepele betaling.
Simpel
Simpel is een aanbieder van voordelige sim-only-abonnementen, die bijna een miljoen klanten bedient met het moderne T-Mobile-netwerk. FIQAS verzorgt in een Managed Billing Service de uitvoering en monitoring van de facturatie- en incassoprocessen van Simpel.
Arriva
Met de gratis reisapp ‘glimble’ wil Arriva het gebruik van alternatieve vervoersmiddelen aantrekkelijk(er) maken. FIQAS zorgt ervoor dat geldende tarieven, eventuele kortingen én abonnementen worden verwerkt tot overzichtelijke en correcte facturen voor zakelijke gebruikers.
Port of Rotterdam
FIQAS levert de software waarmee scheepsbezoeken aan het Rotterdamse havengebied volautomatisch en real-time worden vertaald naar een opgave zeehavengeld. Na invoer van de overslag door de gebruiker wordt de opgave direct omgezet in een factuur.
De facturatiemodule van Abillity® kan gebruik maken van data die ook door Abillity® is getarifeerd. Met gegarandeerd hoge datakwaliteit via de Abillity® datapipe. Maar er kan ook (aanvullend) sprake zijn van data die in een ander systeem is getarifeerd. In geval van een combinatie kan nog steeds sprake zijn van één factuur (convergentie).
Bij een groter klantenbestand worden klanten vaak ingedeeld in diverse facturatiecycli. Hierbij krijgen klanten bijvoorbeeld altijd een factuur op de dag dat ze klant zijn geworden. Dit kan een gezonde spreiding opleveren voor allerlei aanpalende processen (denk bijvoorbeeld aan customer service of finance) in plaats van een hoge piek aan het begin of einde van de maand.
FIQAS kan je ook ontzorgen met betrekking tot facturatie of zelfs het gehele order to cash-proces. Via onze managed service gaat een gespecialiseerde Billing Manager aan de slag om ook van jouw data omzet te maken. Bijvoorbeeld tijdelijk om een nieuw proces in te slijpen, maar veel klanten kiezen ervoor om hun billingprocessen structureel aan ons uit te besteden. Hierdoor kunnen zij zich focussen op hun kernactiviteit, vaak met een significante (FTE) besparing tot gevolg.
Naast de ontvanger van de factuur zijn er nog andere stakeholders die vanuit hun rol elk andere eisen stellen. Zo zal je financiële afdeling willen dat facturen op tijd uitgestuurd worden, gelet op cashflow en rapportages. De manager van de klantenservice zal facturen graag gespreid uit zien gaan. Vooral als er sprake is van veel klanten om zo een spreiding van eventuele vragen aan het callcenter te realiseren.
De overheid en auditors willen – nee, eisen – dat de factuur (en het onderliggende proces) aantoonbaar voldoet (en blijft voldoen) aan wet- en regelgeving.
Met Abillity® kun je hier allemaal vinkjes achter zetten en al deze stakeholders tevredenstellen. Naast zeer uitgebreide en flexibele facturatiefunctionaliteit verzeker je je bij ons ook van vele jaren ervaring en proactief meedenken. We delen onze ‘best practices’ om ook jouw facturatieproces zo optimaal mogelijk in te richten.
Uiteraard kent ook facturatie zo zijn specifieke uitdagingen en uitzonderingen.
Een (voor ons bekende) uitdaging is het toepassen van het juiste btw-regime. Zo kan het btw-tarief afhankelijk zijn van wat geleverd is, aan wie en waar. Bij FIQAS beschikken we over internationale ervaring met zeer veel (ook exotische) btw-regelgevingen.
Aan het begin en einde van een zogeheten ‘factuurrelatie’ kunnen verschillende bijzonderheden voorkomen. Denk aan het factureren van borg of andere eenmalige fees aan nieuwe klanten of juist aan het ‘uitfactureren’ van klanten die de samenwerking hebben opgezegd, maar bijvoorbeeld nog wel voor de resterende contractperiode moeten betalen.
Al dat soort zaken zijn bekend terrein binnen Abillity®, waardoor je van begin tot eind alle gemaakte facturatieafspraken optimaal kunt naleven.
Het order to cash-proces stopt natuurlijk niet zodra de factuur gemaakt is. Hierna moet de factuur bij de klant (debiteur) worden afgeleverd, waarbij de manier waarop per klant(groep) kan verschillen. Bijvoorbeeld per reguliere post of via mail, met een bijlage of een link naar een klantportaal.
De factuurdata bevat ook informatie die relevant is voor de financiële administratie. Binnen Abillity® kunnen te factureren producten zoals abonnementen of soorten verbruik worden voorzien van grootboekcodes. Hierdoor kunnen op basis van factuurdetails geaggregeerde journaalposten worden gemaakt om naar jouw boekhoudsysteem te sturen. In de praktijk hebben wij al met zeer veel boekhoudsystemen gekoppeld, dus grote kans dat we ook jouw financiële systeem al kennen (en anders leren we graag iets nieuws).
Daarnaast kan de factuurdata (met het te ontvangen bedrag) als input dienen voor de volgende stap in het order to cash-proces: incasseren.
Facturen berekenen
Om je geleverde producten en diensten betaald te krijgen, heb je een complete en juiste factuur nodig. In Abillity® hebben we hiervoor een slimme datastructuur, waardoor een factuur altijd de juiste gegevens bevat.
Facturen opmaken
Een duidelijke factuur is de grootste succesfactor om betaald te krijgen. Met Abillity® stel je facturen slim samen en zorg je ervoor dat klanten direct kunnen zien hoe het factuurbedrag tot stand is gekomen.
Facturen versturen
Een verzonden factuur die niet goed ontvangen wordt, wordt niet (of minder snel) betaald. Abillity® maakt het mogelijk om facturen geautomatiseerd te versturen en toch te voldoen aan klantspecifieke voorkeuren.
Ben je benieuwd of ons platform geschikt is voor jouw organisatie?
Wij gaan graag met je in gesprek!
)){kind=small}