Heeft u wel eens een excuusboeket met rode rozen gekocht voor uw partner? Een creditfactuur wordt vaak op een vergelijkbare manier ervaren door uw klanten: als een mooi gebaar, maar het was nog mooier als het niet nodig was geweest. Daarom is het belangrijk om creditering zo veel mogelijk te voorkomen. Wij geven u graag enkele tips.

Houd het creditproces tegen het licht

Sommige bedrijven crediteren sporadisch, terwijl het bij andere bedrijven zelfs een geaccepteerd en structureel onderdeel van de bedrijfsprocessen is geworden. Maar elk bedrijf moet een creditfactuur kunnen maken. Niemand is immers perfect en waar gehakt wordt, vallen spaanders. Toch kan het de moeite waard zijn om het creditproces binnen uw organisatie eens goed tegen het licht te houden.

Het maken van een credit is doorgaans een tijdrovende en kostbare operatie waarbij soms ook nog eens valide omzet teniet wordt gedaan. Of erger nog, de omzet voor de toekomst wordt weggegeven omwille van de klantrelatie.

Bespaar kosten voor uw bedrijf

Stel: een klant belt omdat hij of zij het niet eens is met een of meer items op een factuur. Op dat moment boet u in op klanttevredenheid. De klant moet immers moeite doen voor iets wat in basis niet zijn of haar probleem is.

Aan de andere kant begint de kostenteller te lopen doordat er een klantcontact afgehandeld moet worden. Een medewerker of afdeling moet uitzoeken of de melding terecht is. Als de melding terecht is, moet de betreffende factuur gecrediteerd worden, is het noodzakelijk een vervangende factuur te maken, moet er in sommige gevallen een correctieve actie plaatsvinden zodat het probleem  bij de volgende factuur niet nogmaals optreedt. En om de klant te compenseren voor de moeite is het niet ongebruikelijk dat er een excuusbos wordt gegeven in de vorm van het kwijtschelden van de factuur, een deel ervan of een korting op de volgende factuur.

Zelfs bij het snel en correct afhandelen van een credit zal de klant dit contactmoment ervaren als een negatief iets. Want als de gegevens op de initiële factuur juist waren geweest, was de hele oefening niet noodzakelijk geweest.

Bovenstaande acties en processen kunnen uiteraard worden geautomatiseerd. Maar het is veel beter om te voorkomen dat er foutieve gegevens op een factuur ontstaan. Door eens goed te kijken naar de processen die voor het facturatieproces liggen, kunnen veel correctieve acties achteraf worden voorkomen. Zo bespaart u kosten en verhoogt u de klanttevredenheid.

Creditfacturen voorkomen

Registratie van klantgegevens

Stel de juiste vragen wanneer een klant overgaat tot het afnemen van producten en diensten. Zorg ervoor dat bij registratie van klantgegevens afgedwongen wordt dat alle gegevens juist en volledig worden geregistreerd. Denk hierbij aan een goede toets van bijvoorbeeld:

  • De juiste naam en adresgegevens van de persoon of het bedrijf. Bedenk hierbij dat de Belastingdienst ook zijn factuureisen heeft;
  • Wat is het btw-regime voor de betreffende klant? Is deze vrijgesteld van btw, betreft het een klant in het buitenland, etc.

Registratie van prijsafspraken

Zorg voor een goede registratie van de afspraken die gemaakt worden met de klant. Afwijkende prijzen of contractafspraken zijn doorgaans een mooi mechanisme voor de afdeling verkoop om een klant over de streep te trekken, maar zorg ervoor dat dergelijke afspraken goed en eenduidig kunnen worden vastgelegd. Zo kan de afspraak ook heel transparant vertaald worden naar de juiste prijs voor een product en dienst op een factuur.

Het kan een goede oefening blijken om eens kritisch te kijken naar wat er binnen uw huidige systeem eenduidig kan worden geregistreerd en met welke opties u uw verkoopafdeling op pad stuurt. Wellicht geven de beschikbare opties reeds voldoende speelruimte aan uw verkoopafdeling en kunnen exotische prijsafspraken worden voorkomen.

Factureer wat er daadwerkelijk geleverd is

Zorg voor een goede aansluiting tussen wat er daadwerkelijk geleverd is of wordt en wat er gefactureerd wordt. Denk hierbij aan pas factureren van een product of dienst op basis van een positief signaal vanuit een systeem waarbinnen de orderverwerking heeft plaatsgevonden. Maar ook wanneer de levering van een dienst veranderd of gestopt is. Een koppeling tussen dergelijke systemen zal de noodzaak tot creditering aanzienlijk verminderen.

Wanneer een dergelijk systeem reeds bestaat, is het devies om hier periodiek een goede audit op uit te voeren om te zien of de registratie van de te factureren producten en diensten in lijn is met de daadwerkelijke levering van de producten en diensten. Wanneer de factuur overeenkomt met de producten en diensten die daadwerkelijk geleverd zijn, zal de klant deze doorgaans zonder morren netjes voldoen.

Erik Henselmans

FIQAS is sinds 1989 een autoriteit op het gebied van facturatieprocessen, met gerenommeerde klanten in binnen- en buitenland en opererend vanuit Aalsmeer.

Tagged: Facturatie, Incasso