)){kind=small}
Het meest voor de hand liggende antwoord is: als de factuur vervallen is en nog niet betaald. Toch kan het waardevol zijn om al eerder contact met je klant op te nemen en zo betalingsherinneringen te voorkomen. Zeker als het om grote bedragen gaat of wanneer er extra risico’s zijn.
Extra aandacht voor belangrijke klanten
Klanten die een significante bijdrage leveren aan je omzet verdienen extra aandacht. Het uitblijven van hun betaling kan direct een grote impact hebben op je cashflow. Bovendien wil je deze klanten goed behandelen, omdat ze cruciaal zijn voor je organisatie.
Om die reden krijgen deze klanten vaak een speciale behandeling buiten het standaard herinneringsproces. Dit gebeurt bijvoorbeeld via accountmanagement, waar persoonlijk overleg plaatsvindt over facturen en betalingen.
Met behulp van automatisering kun je medewerkers slim ondersteunen bij deze processen. Bij FIQAS noemen we dit principe ‘Action Before Collection’. Dit houdt in dat je proactief handelt – nog voordat een factuur vervalt – zodat je mogelijke problemen tijdig oplost en betalingen soepel verlopen.
Proactieve acties vóór de vervaldatum
Met een goed doordacht proces kun je direct na het versturen van een factuur al de volgende acties ondernemen:
- Controleren of de factuur ontvangen is
Hiermee voorkom je dat een factuur over het hoofd wordt gezien. En bij een fout in de distributie kun je direct actie ondernemen. - Controleren of de factuur voldoet aan de juiste voorwaarden
Sommige klanten eisen specifieke informatie om een factuur te kunnen verwerken. Denk bijvoorbeeld aan een project- of inkoopordernummer. In dat geval wil je zeker weten dat de vereiste gegevens op de factuur staan én juist zijn. - Controleren of de factuur en de posten naar verwachting zijn
Hiermee voorkom je dat een hele factuur (nog) niet betaald wordt door onduidelijkheid over één post of een kleine afwijking. Is er toch een probleem? Dan kun je tijdig reageren, bijvoorbeeld door uitleg te geven of het bedrag te corrigeren door middel van een creditfactuur en direct een nieuwe debetfactuur te versturen. - In kaart brengen wanneer je klant verwacht te betalen
Zo weet je precies wanneer de betaling binnenkomt en kun je hier rekening mee houden qua cashflow en controles.
Een gestructureerd proces met Abillity®
Door deze acties nog voor de vervaldatum van een factuur uit te voeren, neem je alle redenen om niet te betalen weg en geef je je klant de aandacht die hij verdient.
Het is daarbij wel belangrijk om deze acties niet allemaal tegelijk uit te voeren. Door ze in een logisch schema te plannen inclusief tussenpozen, geef je je klant de tijd om zaken intern te toetsen.
Met Abillity® kun je zo’n schema eenvoudig instellen. Vanaf de factuurdatum genereert het systeem automatisch taken voor de betreffende medewerker, die daardoor precies weet welke actie wanneer nodig is.
En voor je klanten die net buiten de classificatie ‘levert een significante bijdrage aan de omzet’ vallen, kun je een combinatie van taken en geautomatiseerde meldingen instellen. Zo geef je ook deze groep de aandacht die het verdient – met minimale extra inspanning – en kun je betalingsherinneringen wellicht voorkomen.
