)){kind=small}
De term ‘betalingsregeling’ heeft bij veel mensen een negatieve associatie. Het wordt vaak gezien als laatste redmiddel, voordat je definitief afscheid neemt van een klant. Maar niets is minder waar.
Betalingsregeling: flexibiliteit die klanten behoudt
Natuurlijk is er een groep klanten die de openstaande factuur (of facturen) écht niet kan betalen. Voor deze groep is een betalingsregeling inderdaad ‘uitstel van executie’.
Maar voor de andere – veel grotere – groep klanten is een betalingsregeling juist een heel fijn middel om een onverwachte en incidentele financiële tegenvaller op te vangen. In die situaties ervaart je klant een betalingsregeling juist als zeer positief. Door op deze manier flexibiliteit te bieden, behoud je je klant dan ook voor de lange termijn.
Belangrijke aandachtspunten bij het treffen van betalingsregelingen
Als je creditmanagementsoftware geen (of onvoldoende) ondersteuning biedt bij het treffen van een betalingsregeling, maar je wilt dit wel toepassen, houd dan in ieder geval rekening met:
- Verschillende situaties
Iedere klant en iedere situatie is anders. Je hebt dus een mate van flexibiliteit nodig om de juiste betalingsregeling aan te kunnen gaan met je klant. Denk bijvoorbeeld aan het bepalen van het aantal betaaltermijnen en welke bedragen je wanneer verwacht. - Compensatie
Omdat je langer op je geld moet wachten, wil je hier misschien een vorm van compensatie voor afspreken. Bijvoorbeeld door te rekenen met een rentepercentage over het openstaande bedrag. - Communicatie
Wat je hebt afgesproken met je klant, moet je ook duidelijk met je klant communiceren, zodat hij weet wat de verwachting is bij de afspraken die jullie gemaakt hebben. - Langer openstaande facturen
De factuur of facturen waarvoor je een betalingsregeling treft, blijven langer openstaan én worden door middel van deelbetalingen over een bepaalde periode voldaan. Dit heeft uiteraard impact op je cashflow. - Herinneringsproces pauzeren
Met het aangaan van een betalingsregeling, pauzeer je het herinneringsproces voor de betreffende factuur of facturen. Hiermee voorkom je dat een klant de volgende stappen van je herinneringsproces doorloopt. - Herinneren aan de betalingstermijnen
Je stuurt je klant in plaats daarvan aangepaste herinneringen. Vlak voor het vervallen van een termijn stuur je een herinnering zodat je klant weet dat hij binnenkort een betaling moet doen. - Incassomandaat
Je kunt ook een incassomandaat afspreken met je klant. Dan neem je als organisatie zelf het initiatief voor het betalen van de afgesproken termijnen. Met behulp van automatische incasso kun je de bedragen vervolgens incasseren. - Handmatige betalingen
Wanneer je het initiatief bij je klant legt – dus kiest voor handmatige betalingen – dan wil je controleren of de deelbetalingen ook echt betaald zijn en voldoen aan de gemaakte afspraken. Bovendien moet je monitoren of bij een automatische incasso de opdracht echt gelukt is. En ook niet in een later stadium teruggedraaid. - Afsluitend bericht
Als je klant de regeling netjes volgt, dan wil je bij de laatste betaling een duidelijke notificatie sturen. - Oorspronkelijke herinneringstraject hervatten
En wanneer je klant zicht niet aan de betalingsregeling houdt, dan wil je dit ook melden en het oorspronkelijke herinneringstraject hervatten.
De uitdaging van handmatige betalingsregelingen
Zoals je ziet, heeft een betalingsregeling veel stappen waar je rekening mee moet houden. Dit kan een flinke belasting zijn voor je financiële afdeling als je dit allemaal buiten je systemen en standaardprocessen om wilt regelen én controleren. Zeker als je klantenbestand groot is en er meerdere aanvragen voor een betalingsregeling zijn. Dit zou zomaar een dagtaak voor je medewerkers kunnen worden – en dat is natuurlijk niet de bedoeling.
Efficiënte betalingsregelingen automatiseren
Daarom adviseren wij om dit soort processen volledig te automatiseren in je creditmanagementsoftware. Alle bovengenoemde handelingen, procesafhankelijkheden en controles zijn dan integraal onderdeel van de dagelijkse procesgang. Daarmee streep je dus al deze handmatige handelingen in één keer weg!
Zo lang je klant zich netjes aan de afspraken houdt, loopt het proces door zoals overeengekomen. Maar komt je klant de afspraken niet na, dan zorgt het systeem er automatisch voor dat hij wordt teruggezet naar het oorspronkelijke herinneringsproces.
Het zal je niet verbazen dat het Abillity®-platform zo’n volledig creditmanagementsysteem is. Betalingsregelingen automatiseren – inclusief diverse features – is in Abillity® standaardfunctionaliteit.
