)){kind=small}
De overstap naar een nieuw financieel systeem is vaak bedoeld als stap vooruit: moderniseren, centraliseren, efficiënter werken. Maar als de migratie niet goed gaat, zijn de gevolgen direct zichtbaar en vaak voor klanten voelbaar. Verkeerde incasso’s, ontbrekende afrekeningen, onduidelijke communicatie en een overbelaste klantenservice: de perfecte storm die ontstaat als het facturatieproces wankelt.
Facturatieproblemen zijn nooit alleen technisch
Wat op papier een technische migratie lijkt, is in werkelijkheid vaak een stresstest voor de klantrelatie. Een onjuiste incasso of het ontbreken van een eindafrekening raakt de portemonnee van de klant. De reactie is voorspelbaar: frustratie, klachten, reputatieschade. De helpdesk stroomt over en het klantvertrouwen daalt razendsnel.
Zeker bij organisaties met grote klant- en factuurvolumes, zoals in de energie-, telecom- of verzekeringssector, kan één fout al snel tienduizenden klanten raken. Een verkeerde parameter in het tariferingsmodel? Massale over- of onderfacturatie. Een fout in de koppeling met de incassomodule? Onterechte herinneringen of zelfs incassobureaus. En dan wordt een systeemprobleem al snel een klantprobleem.
Waarom facturatie de achilleshiel is van systeemmigraties
Veel organisaties onderschatten hoe complex facturatie écht is. Zeker wanneer verschillende databronnen, tariefstructuren, abonnementsvormen en klantgroepen samenkomen. De factuur is het punt waar alle onderdelen samenkomen: orderdata, klantafspraken, tarieven, verbruik en communicatie. Als daar iets misgaat, ziet de klant dat meteen op zijn factuur.
Een foutloze systeemmigratie is meer dan een IT-project. Het vereist functionele kennis van het facturatieproces én inzicht in de afhankelijkheden van de hele order-to-cashketen.
Vier inzichten om facturatieproblemen bij systeemmigraties te voorkomen
Een overstap naar een nieuw financieel systeem is complex en in potentie zeer risicovol. Juist in de transitie van oud naar nieuw komen zwakke plekken in processen en systemen genadeloos aan het licht. Vier inzichten uit mislukte migraties en hoe je dit kunt voorkomen:
- Gebrek aan regie leidt tot fouten die niemand ziet aankomen. Bij veel systeemmigraties ontbreekt centrale regie. Teams werken langs elkaar heen, requirements zijn versnipperd en niemand overziet het totale facturatieproces. Het gevolg: wat technisch klopt op detailniveau, leidt toch tot onjuiste of onvolledige facturen. En als de factuur niet klopt, verdwijnt het klantvertrouwen.
- Integratie is randvoorwaarde. Als systemen voor klantbeheer, contracten, abonnementen, verbruik, tarifering, facturatie en incasso niet perfect op elkaar aansluiten, ontstaan fouten die zich razendsnel vermenigvuldigen. Een ontbrekende koppeling of verkeerde datamapping kan leiden tot structurele fouten in de uitgaande facturen.
- Klantgericht incasseren begint bij een juiste facturatie. Een herinnering of betaalverzoek is pas klantvriendelijk als de onderliggende factuur klopt. Is die onjuist, dan slaat de toon van het contact meteen om. Het risico: verhoogde druk op de klantenservice, toenemende klachten en verslechterde klantrelaties.
- Transparantie voorkomt escalatie. Een klant die niet begrijpt wat hij betaalt of waarom, verliest het vertrouwen sneller dan je het kunt herstellen. Zorg voor duidelijke, controleerbare facturen en communiceer helder bij afwijkingen of vertragingen. Zo voorkom je escalaties en klachten op publieke platforms.
Hoe FIQAS systeemmigraties laat slagen
FIQAS migreert complexe order-to-cashprocessen naar geautomatiseerde en klantgerichte werkprocessen. Onze jarenlange ervaring met grootschalige systeemmigraties helpt organisaties om risico’s te verkleinen en foutloze facturatie te realiseren.
Ons Abillity®-platform zorgt ervoor dat datastromen naadloos en correct samenkomen in een betrouwbaar, controleerbaar en klantgericht facturatieproces. Geen maatwerk, geen ‘black box’, maar een solide fundament voor stabiele facturatie.
Grip op facturatie in vier stappen:
- Transformeren: we zetten data uit meerdere systemen gecontroleerd en slim om in bruikbare en gevalideerde informatie voor verdere verwerking.
- Tariferen: Abillity® past complexe tariefstructuren automatisch toe, zonder maatwerk of ingewikkelde workarounds.
- Factureren: heldere, correcte facturen die automatisch én op tijd verstuurd worden. Zodat je klant altijd weet waar hij aan toe is.
- Incasseren: betalen kan op een manier die past bij je klant. Vriendelijk als het kan, strak als het moet, maar altijd met de menselijke maat.
Wil jij ook zonder zorgen migreren?
Wil je overstappen naar een nieuw platform of je huidige facturatieproces verbeteren? Begin bij de basis: zorg dat je facturatie op orde is vóórdat je live gaat. Want wie daar de controle verliest, verliest uiteindelijk klanten.
