Configuratie

Binnen Abillity^® ben je vrij om rollen aan te maken. Voor iedere rol kun je exact aangeven wat is toegestaan en wat niet. Maar ook welke gegevens inzichtelijk zijn en of deze alleen ingezien mogen worden of ook aangepast.

Ook ben je vrij om gebruikers aan te maken. Door gebruikers te koppelen aan een of meer rollen, bepaal je exact wat deze gebruiker wel of niet kan. Op gebruikersniveau kun je ook aangeven tot welke administratie(s) deze toegang heeft.

Voor iedere mutatie door een gebruiker en elk proces dat wordt gedraaid, houden we actief bij wie, wat, wanneer heeft gedaan.

Uiteraard maken we binnen Abillity^® gebruik van sterke wachtwoorden en voeren we actief beleid om periodiek wachtwoorden aan te passen. Je kunt gebruikers ook koppelen aan een centraal SSO-systeem. We ondersteunen de meest gebruikelijke SSO-systemen.

Je kunt in Abillity^® eenvoudig meerdere administraties (business units) inrichten. Bijvoorbeeld omdat je te maken hebt met meerdere groepen klanten, aparte bv’s of werkmaatschappijen of misschien een andere reden om te (willen) segmenteren.

Iedere business unit heeft zijn eigen configuratie, zodat deze maximaal aansluit bij de bedrijfsprocessen die voor deze business unit moeten worden ondersteund.

De data binnen een business unit is altijd volledig gescheiden van andere business units.

Op het niveau van gebruikers en rollen, kan de toegang tot een of meer business units worden ingeregeld. Door aan te geven wie tot welke administratie(s) toegang heeft, kan ook vanuit deze benadering worden bepaald wie welke data mag inzien en/of processen kan en mag uitvoeren.

Binnen de Abillity^® creditmanagementmodule kun je door middel van configuratie verschillende accounttypes definiëren.

Naast duidelijke herkenbaarheid van het type account, kun je een accounttype ook gebruiken voor segmentatiedoeleinden binnen allerlei verschillende processen.

Binnen de accounttypedefinitie heb je de keuze om aan te geven of het om een organisatie of een consument gaat en of het type account persoons- en/of adresgegevens kan bevatten. Op basis van deze keuzes wordt er bij het invoeren – of toevoegen via de API – actief afgedwongen dat de betreffende gegevens moeten worden toegevoegd.

Een account kan transparant een debiteur of een crediteur zijn. Binnen Abillity^® is het niet noodzakelijk om hier twee verschillende accounts voor aan te maken.

Binnen Abillity^® kunnen accountstructuren eenvoudig worden gedefinieerd en vastgelegd. Hiermee worden relaties tussen accounts eenvoudig inzichtelijk gemaakt en het dient bovendien als basis voor business rules en processen.

Voor creditmanagement kan het gewenst zijn om binnen de processen te differentiëren tussen factuurtypes.

Waar je sommige type facturen juist wilt incasseren, is dit voor andere soorten juist niet gewenst. En dat geldt ook voor de manier van herinneren.

Binnen Abillity^® kun je door middel van configuratie vastleggen welke factuurtypes van toepassing zijn. Vervolgens kunnen facturen op de bijbehorende manier worden aangeboden en aanverwante processen langs dezelfde lijnen eenvoudig worden ingericht.

Abillity^® ondersteunt alle SEPA-banken naadloos. Zowel binnen Nederland als de andere deelnemende landen.

En in geval van specifieke kenmerken per bank – en die zijn er – sluit Abillity^® hier volledig op aan.

Per bankrekening kun je aangeven om welk bankinstituut het gaat. En als er specifieke zaken zijn waar rekening mee moet worden gehouden, is het zetten van deze indicatie voldoende.

Bestaan er per business unit meerdere bankrekeningen? Geen probleem! Abillity^® heeft geen limiet op het aantal te verwerken bankrekeningen.

Iedere transactie op een bankrekening is van een bepaald type. En op basis van het type kan een bepaalde actie gewenst zijn.

Bijvoorbeeld het uitsluiten van transacties binnen de betaalverwerking, omdat het om bankkosten of rente gaat.

Binnen Abillity^® is de lijst met banktransactietypes vooraf ingevuld en deze kun je geheel naar wens aanpassen en uitbreiden. Hiermee is de inkomende stroom aan betaaltransacties vervolgens perfect te kanaliseren.

Een stornering is een terugkoppeling op een incasso als deze niet is gelukt, of als de incasso op een later moment is teruggedraaid.

Er kunnen veel verschillende redenen zijn waarom dit gebeurt. Het is dan ook belangrijk om hierop de juiste actie te ondernemen.

Voor iedere storneringsreden kun je in Abillity^® aangeven wat de vervolgactie moet zijn. Dit doe je eenvoudig door per reden een indicatie te geven van de vervolgactie. Denk hierbij aan:

• een automatische herincasso
• een notificatie naar de klant
• een signaal (event) naar een extern systeem
• of een combinatie van acties

Onderken je – op basis van de storneringsreden – dat een volgende incasso sowieso mislukt, dan kan Abillity^® het incassomandaat automatisch afsluiten. Hiermee voorkom je onnodige kosten.

Het toepassen van een afschrijving kan verschillende redenen hebben. Zo is het afboeken van een klein betalingsverschil een wezenlijk ander soort afschrijving, dan de afschrijving van een factuur omdat deze niet meer geïnt kan worden.

Binnen Abillity^® ben je vrij in het definiëren van verschillende type afschrijvingen. In de verschillende processen kan een bepaald type worden geselecteerd, zodat deze wordt toegepast in het betreffende proces.

Gelijk aan afschrijvingen, kun je op deze manier ook verschillende soorten toeslagen definiëren. Bijvoorbeeld een boete of het toepassen van rente als onderdeel van een herinneringsstrategie. Binnen Abillity^® kun je ook dit configureren en maak je hierin een nette onderverdeling.

Door dit zo in te regelen, wordt langs de lijn van deze types ook de financiële boekhouding geïnformeerd en landen de afschrijvingen en toeslagen op de juiste plaats in de boekhouding.

Binnen Abillity^® is het mogelijk om blokkadetemplates te configureren waarbinnen je kunt aangeven welke blokkades van toepassing zijn:

• incasseren
• uitbetalen
• afletteren
• herinneren

Door middel van filters kun je direct vastleggen welk template je voor welk type debiteur en/of factuur beschikbaar wilt stellen. Bij het toekennen van een blokkadetemplate – of dit wel of niet mogelijk is – zal Abillity^® hier dan ook actief op filteren. Zo geef je sturing aan je uitvoerende organisatie.

Wanneer een klant net even krap bij kas zit, is het overeenkomen van een betalingsregeling een mooie en vriendelijke oplossing.

Binnen Abillity^® kun je specifieke betalingsregelingen die je als organisatie wilt toestaan als template definiëren.

Via configuratie kun je eenvoudig het aantal termijnen vastleggen, de duur van een termijn en hoe de verdeling van de betalingsregeling eruit moet zien. Dit kunnen vaste bedragen, percentages en zelfs vrij in te vullen waarden per termijn zijn.

Per termijn leg je eenvoudig vast wanneer deze vervalt en of dit dan ook direct een fatale termijn is. Eventueel met een stukje coulance ten opzichte van de vervaldatum.

Ook voor betalingsregelingen kun je filters definiëren die je voor specifieke typen debiteuren of facturen beschikbaar wilt maken. Bijvoorbeeld of de klant een actief incassomandaat heeft en zelfs op basis van het risicoprofiel van de debiteur.

Wil je als organisatie nog aanvullende controle houden op betalingsregelingen die worden afgesproken? Per template kun je aangeven of een tweede paar ogen de betalingsregeling eerst nog moet accorderen voordat deze wordt toegepast.

Binnen een betalingsregelingtemplate kun je – zeker als de bedragen en ook het aantal termijnen significant zijn – ervoor kiezen om rente te berekenen.
Je bent vrij om een rentepercentage te kiezen. Abillity^® zorgt ervoor dat deze netjes wordt meegenomen in de termijnbedragberekening. Uiteraard rapporteren we deze extra ‘omzet’ ook aan je financiële systeem.