Veel organisaties kunnen winst behalen door het verbeteren van hun facturatieprocessen. In directe zin door kosten te besparen en fouten te vermijden. In indirecte zin door het resultaat te verbeteren (meer omzet), de klanttevredenheid te verhogen, het go-to-market proces te versnellen en alternatieve proposities mogelijk te maken. Dit is het eerste deel van een serie artikelen over het proces van factureren. Het verbindende thema: facturatieprocessen optimaliseren. In de volgende delen gaan we de diepte in en analyseren we per deelproces de mogelijke verbeterpunten. Op dit moment voorzien we de volgende onderwerpen:

Deel 2: Data collection
Deel 3: Tarifering
Deel 4: Factuurproductie- en distributie
– Deel 5: Het incassoproces
– Deel 6: Auditability en compliance

De factuur

Iedereen weet wat een factuur is. Wikipedia geeft een eenvoudige definitie: een factuur is een document dat een betalingsverplichting van een klant aan een leverancier weergeeft. Facturen bestaan al heel lang, bij opgravingen zijn goed leesbare exemplaren gevonden uit de Romeinse tijd. Onderstaand voorbeeld is van een Engelse timmerman genaamd Jos Shaw. Hij maakte deze factuur in 1756. Opvallend is dat de strekking van deze factuur in 2016 nog net zo glashelder is als destijds (je moet wel even weten dat er 12 pence in een shilling gaan).

Facturatieprocessen optimaliseren - Factuur uit 1756

Facturatie

Met ‘facturatie’ bedoelen we het maken, distribueren en innen van facturen. Het is minder vast omschreven wat hieronder wordt verstaan. Jos Shaw maakte gebruik van een handmatig proces dat waarschijnlijk goed aansloot bij zijn praktijk. Nog steeds overigens maken veel ondernemingen gebruik van (gedeeltelijk) handmatige processen, hoewel dat minder zichtbaar is in de vorm van handgeschreven facturen.

Wettelijke eisen en compliance

Aan facturen worden eisen gesteld, in Nederland door de Belastingdienst. De regelgeving voor het maken van facturen verschilt per land. In zijn algemeenheid zijn de eisen aan facturen tussen bedrijven onderling (‘B2B’) anders dan die aan facturen richting consumenten (‘B2C’). Facturatie aan particulieren is behoudens een aantal uitzonderingen niet verplicht. De regelgeving hangt nauw samen met BTW. Er worden ook eisen gesteld aan (de kwaliteit van) het proces. Dit valt onder de noemer ‘compliance’. Per bedrijfstak kan dit anders uitpakken. Grotere (internationaal opererende, beursgenoteerde) bedrijven kunnen zichzelf strengere regels opleggen dan de wetgever vraagt. Hier komen we in een volgend artikel op terug.

Het facturatieproces

Het facturatieproces vormt een cruciale stap in het totale order-to-cash proces. Voorafgaand aan het facturatieproces worden data vastgelegd of verzameld. Tijdens het facturatieproces vindt de tarifering plaats, waarbij de te factureren data van prijzen worden voorzien. Na het facturatieproces volgt het incassoproces, ook wel debiteurenbeheer, bij succes resulterend in betalingen (‘cash’).

Facturatieprocessen optimaliseren - Collection-invoicing-payment

Een goed en robuust facturatieproces faciliteert deze omringende stappen en transformeert data optimaal naar betaalde omzet.

Facturatieprocessen optimaliseren: kosten en opbrengsten.

Facturatie is meer dan een noodzakelijk kwaad. Zonder facturatie geen omzet! Minder simplistisch bezien heeft de kwaliteit van het facturatieproces impact op het behaalde resultaat, maar ook op de klanttevredenheid. In het derde deel van deze serie gaan we hier uitgebreid op in. Minder zichtbaar, maar erg belangrijk, is de vrijheid op het gebied van proposities en de benodigde tijd om veranderingen te realiseren.

Vaak ligt de focus op de directe kosten van het facturatieproces en ook hier valt winst te behalen. Let wel, we spreken hier niet over hoe om te gaan met inkomende facturen, maar over de uitgaande factuurstroom. Door (deels) handmatige processen te stroomlijnen en te automatiseren kan de headcount op een financiële afdeling vaak behoorlijk naar beneden. Het komt ook verrassend vaak voor dat er omzet op de plank blijft liggen omdat het niet lukt om bepaalde verbruiksstromen volledig te factureren. Een correct facturatieproces maakt ook een volledige controle mogelijk op wat u verschuldigd bent aan uw leveranciers.

Waarom deze serie

De specialisten van FIQAS hebben een schat aan ervaring met het inrichten, uitvoeren en optimaliseren van facturatieprocessen. De business cases die wij zien zijn vaak versmald tot een of twee van bovengenoemde aspecten. Met deze serie artikelen proberen we recht te doen aan het grotere geheel. In deel twee van deze serie gaan we uitgebreid in op de processen en best practices rondom data collection.

Erik Henselmans

FIQAS is sinds 1989 een autoriteit op het gebied van facturatieprocessen, met gerenommeerde klanten in binnen- en buitenland en opererend vanuit Aalsmeer.

Tagged: Facturatie