Facturatieprocessen optimaliseren: tariferen

Dit is deel 3 van een reeks blogs van FIQAS over het optimaliseren van facturatieprocessen. In deze blog gaan we in op de factoren die het tariferingsproces complex maken.

Een simpele definitie van tariferen is ‘een tarief vaststellen’. Dat klinkt behoorlijk eenvoudig. Het correct berekenen van facturen met alle onderliggende bedragen kan echter behoorlijk complex worden.

Voor veel partijen zit juist in dit onderdeel van het order to cash-proces dé grote uitdaging. Een aantrekkelijke nieuwe propositie moet snel in de markt kunnen worden gezet. Nieuwe proposities worden bepaald door Sales en Marketing. De techniek moet vervolgens in staat zijn om deze transparant en ongehinderd door te berekenen aan uw klanten. Correcte bedragen op facturen impliceert tevreden klanten, snelle betalingen en een gezonde cashflow, zonder operationele stress achteraf. Herkent u deze uitdaging?

Complicerende factoren

In het tariferingsproces worden de factuurregels gegenereerd voor de volgende processtap, het eigenlijke maken van de factuur. Het startpunt voor de tarifering is een set nette data in een bruikbaar formaat: het resultaat van het data collection en mediation proces. Als deze gegevens nog geen prijsinformatie bevatten, moet deze in het tariferingsproces worden toegevoegd.

Er zijn diverse factoren die het proces van tarifering complex kunnen maken. Helemaal als ze in combinatie optreden en dat komt in de praktijk, afhankelijk van de commerciële proposities die bedrijven bieden, geregeld voor. Bovengemiddelde complexiteit is bijvoorbeeld te vinden bij partijen die in hun strategie producten, diensten, abonnementen en verbruik combineren.

Dat levert onder andere de volgende typische elementen op waar het proces en het facturatieplatform in moeten kunnen voorzien:

• Tarifering is tijdsgebonden. Prijsplannen en nummerplannen gelden voor een bepaalde periode en het verbruik is op een bepaalde datum gerealiseerd. Als deze tijdsgebonden informatie netjes en op een toegankelijke manier wordt opgeslagen, kan in het tariferingsproces altijd de juiste prijs worden toegepast.
• Bij proposities die bestaan uit verschillende onderdelen kunnen verbruiksgegevens voorkomen in verschillende varianten. Het tariferingssysteem moet alle varianten herkennen en kunnen verwerken.
• In de telecommarkt moet tarifering kunnen voorzien in specifieke onderdelen zoals het calculeren van belbundels en het onderscheid tussen prepaid en postpaid. Ook typisch voor deze markt is het interconnectverkeer.
• Elementen als indexatie, korting, aanbiedingen, bijzondere contractafspraken, langdurige verplichtingen of wijzigingen tijdens de loop van het contract zorgen voor extra complexiteit.
• Systeem performance en goede interfaces tussen systemen zijn cruciaal als het tariferingsproces grote hoeveelheden data moet verwerken, iets dat vaak (near) real-time moet gebeuren.
• Tariferen biedt meer mogelijkheden dan alleen de calculatie van factuurregels voor de klantfacturen. Dezelfde procestechniek kan worden ingezet om commissies te berekenen voor partners of om de bedragen die door leveranciers en enablers in rekening zijn gebracht te controleren op juistheid. Ook kunnen proposities en marges met behulp van de tariferingsmechaniek worden doorgerekend, als antwoord op de vraag ‘wat als…’.
• Technische issues als de afronding van cijfers achter de komma of hele minuten kunnen een grote impact hebben op de marges.
• Bij tarifering is vaak sprake van veranderlijke scenario’s en complexe business rules. De uitdaging is om het proces onderhoudbaar en beheersbaar in te richten, ook op lange termijn. Dat gaat het beste met een generiek opgezet tariferingsplatform waarin de processen zonder maatwerk kunnen worden ingeregeld.
• Tarifering gaat over details. Zelfs bij ogenschijnlijk eenvoudige ‘all you can eat’ proposities is het nodig om te tariferen. Bijvoorbeeld in verband met fair use, fraudepreventie, margerapportages en auditing.
• Een belangrijke complicerende factor tot slot: de berekening van de BTW, die in in elk land moet voldoen aan eigen regelgeving. Een correcte berekening begint al bij het tariferingsproces.

Tarifering in de praktijk

In het tariferingsproces worden de factuurregels gegenereerd voor de volgende processtap. Ter illustratie noemen we hieronder een paar voorbeelden uit de praktijk van FIQAS.

Voorbeeld 1: Gestapelde bundels

Een aanbieder van zakelijke telefonie heeft een klant die voor 50 werknemers bundels wil afnemen van 500 minuten per maand. De aanbieder kiest er voor deze bundels aan te bieden als een ‘gestapelde bundel’ propositie, waarin het gerealiseerde verbruik steeds over alle afgenomen bundels heen wordt beoordeeld. Als een gebruiker meer gebruikt dan zijn bundel wordt het meerverbruik verrekend met bundels van collega’s die niet de volledige bundel hebben verbruikt. Dit kan net zo lang tot de totale bedrijfsbundel verbruikt is.

Op deze manier betaalt de klant dus niet aan de ene kant voor meerverbruik, terwijl er aan de andere kant ongebruikte tegoeden zijn. Daarnaast is het aansluiten of afsluiten van individuele gebruikers makkelijker. Bij elke gebruiker meer of minder groeit of daalt de totale bedrijfsbundel. Voor de tarifering betekent dit dat het huidige verbruikstotaal van alle gebruikers op elk moment berekend moet kunnen worden. Bij elke nieuwe call moet worden gecontroleerd of het verbruik valt binnen de totale bundel van alle gebruikers.

Voorbeeld 2: Near real-time rating

Sommige klanten van FIQAS verwerken meer dan 3 miljoen gesprekken (CDR’s/UDR’s/verbruiksrecords) per dag. Near real-time rating is nodig om op elk moment data via het webportaal inzichtelijk te maken voor klanten, maar ook om extreem ‘high usage’ snel te kunnen detecteren in het kader van fraudepreventie. Het tariferingsproces is hiermee een proces van continu tariferen, resultaten controleren en deze vergelijken met benchmarks.

Voorbeeld 3: Aparte prijsafspraken per klant en classificatie van CDR’s

Telecomproviders bieden hun zakelijke klanten graag prijsafspraken op maat. Deze kunnen worden vastgelegd in aparte prijstabellen voor elke klant, waarin de kortingen zijn verwerkt in de opgenomen tarieven. Bij een klantenbestand van enige omvang resulteert dat in een onwenselijk groot aantal prijsplannen. Om dit minder complex en meer direct te maken worden bij een telecomklant van FIQAS de kortingspercentages per niveau (zoals prefix, call type, etc.) toegepast op één standaard prijstabel. In het tariferingsproces worden de verbruiksrecords (CDR’s) voor de prijstoevoeging geclassificeerd. Daarna kan op een efficiënte manier de prijs worden berekend, die vervolgens naar wens van de eindklant op de factuur kan worden uitgesplitst. Op deze manier kunnen ook proposities inzichtelijk worden gemaakt van het type ‘bundel X is gratis bellen naar zone Y’.

Voorbeeld 4: Kostencomponenten per CDR

Als het nodig is om verschillende kostencomponenten apart te factureren, kan het nodig zijn om verbruiksrecords apart te tariferen. Verschillende klanten van FIQAS maken bijvoorbeeld onderscheid tussen componenten voor inkoop, verwerking (platformkosten) en terminerende kosten.

In het tariferingsproces moet elk verbruiksrecord op basis van codes in het record worden opgesplitst en per component van een prijs worden voorzien. Afhankelijk van de afspraken met de klant worden deze componenten op de factuur samengevoegd of getoond als aparte items. Hierbij is het uiteraard van groot belang, ook voor de accountability, dat de losse componenten van elk verbruiksrecord te herleiden blijven tot het originele record.

Tariferen, de vertaling van propositie naar factuurbedragen

Marketing zorgt in commerciële bedrijven voor een dynamiek die effect heeft op het facturatieproces. Proposities van diverse aard moeten vertaald worden naar sluitende backofficeprocessen. Daar vinden de complexe berekeningen plaats die de basis vormen voor de factuur.

Tariferen is een kritisch proces, dat een directe relatie heeft met de cashflow. Een proces dat zo belangrijk is – tarifering als deelproces, maar in feite het hele order to cash-proces – vraagt om krachtige en flexibele software.

Andere onderwerpen en het waarom van deze serie:

• Deel 1: Factureren, het kan beter
• Deel 2: Data collection
• Deel 4: Factuurproductie- en distributie
• Deel 5: Het incassoproces

De specialisten van FIQAS hebben een schat aan ervaring met het inrichten, uitvoeren en optimaliseren van facturatieprocessen. De business cases die wij zien zijn vaak versmald tot een of twee van bovengenoemde aspecten. Met deze serie artikelen proberen we recht te doen aan het grotere geheel.

In het volgende deel van deze serie gaan we uitgebreid in op de processen en best practices rondom de productie en distributie van facturen.

Erik Henselmans
Dennie van Beelen

FIQAS is sinds 1989 een autoriteit op het gebied van facturatieprocessen, met gerenommeerde klanten in binnen- en buitenland en opererend vanuit Aalsmeer.