)){kind=small}
Hoe houd je overzicht in processen met meerdere contactmomenten, verschillende rollen en doorlopende opvolging?
In de praktijk raakt informatie hierdoor al snel verspreid en ontstaan verschillende werkwijzen.
Eén centrale omgeving voor een voorheen versnipperd proces
Het Preventiezorgportaal is onderdeel van het Abillity®-platform van FIQAS en ondersteunt het volledige proces van preventiezorg binnen de bouw- en infrasector. Van het uitnodigen van werknemers voor een gezondheidscheck tot het vastleggen van medische gegevens door arbodiensten en adviseurs. Ook actieplannen en de financiële afhandeling verlopen digitaal, AVG-proof en geautomatiseerd.
Voor Volandis vormt het portaal één centrale omgeving waarin verschillende partijen samenwerken en informatie gestructureerd wordt vastgelegd. Doel is om werknemers gedurende hun loopbaan inzicht te geven in hun gezondheidsontwikkeling en tegelijkertijd processen met meerdere contactmomenten beheersbaar te houden.
Een vaste werkwijze voor alle adviseurs
Binnen dit portaal is leefstijlbegeleiding een van de processen waarin meerdere contactmomenten en bijbehorende opvolging samenkomen.
Voorheen werkten adviseurs deels met papieren formulieren en losse digitale notities, vaak samengebracht in één memoveld. Dat bood flexibiliteit, maar maakte het lastig om de voortgang te volgen en inzichten in de loop der tijd te verkrijgen.
Via het PZP in Abillity® is dit proces nu ingericht met vier vaste diensten:
- Intake
- Fysieke begeleiding
- Telefonische opvolging
- Nazorg
Doelstellingen worden vastgelegd en automatisch meegenomen naar volgende contactmomenten.
Zo ontstaat één consistente werkwijze voor alle adviseurs, waarbij voortgang en afspraken per medewerker duidelijk worden vastgelegd.
Automatische rapportage en directe terugkoppeling
Na ieder gesprek vullen de adviseur en werknemer samen de gegevens in. Abillity® genereert vervolgens automatisch een rapport, dat beschikbaar wordt gesteld in het MijnPreventie portaal. De werknemer ontvangt hiervan een melding en heeft direct inzicht in zijn eigen dossier.
Inzicht en controle op de voortgang
Wat hier zichtbaar wordt, is een herkenbaar organisatievraagstuk:
- Meerdere contactmomenten
- Verschillende rollen en bevoegdheden
- Vaste stappen in een proces
- Rapportage en opvolging
- Behoefte aan inzicht over een langere periode
Zonder structuur raakt informatie verspreid en ontstaat afhankelijkheid van individuele werkwijzen.
Hoewel het hier gaat om leefstijlbegeleiding, zijn dit precies de processen waarin FIQAS organisaties ondersteunt: processen met meerdere stappen, verschillende rollen en behoefte aan inzicht.
Het domein verschilt. De onderliggende uitdagingen niet.
Een structurele basis voor duurzame inzetbaarheid
Door het proces te standaardiseren en digitaal te ondersteunen:
- Volgen arbodiensten de voortgang beter;
- Bereiden adviseurs gesprekken gerichter voor;
- Heeft de werknemer realtime inzage in zijn eigen dossier;
- Ontstaat een consistente datastroom via koppelingen.
De samenwerking tussen Volandis en FIQAS laat zien hoe het structureren van processen met vaste stappen en duidelijke opvolging direct bijdraagt aan de kwaliteit en continuïteit van het proces.
Benieuwd hoe deze aanpak ook kan werken voor processen met meerdere contactmomenten binnen jouw organisatie? We denken graag mee.
