)){kind=small}
Klanten die hun factuur op tijd betalen, brengen je DSO omlaag, verbeteren de cashflow en versterken daarmee je investeringspositie.
Je wilt dan ook dat zoveel mogelijk klanten op tijd betalen. Maar hoe doe je dat? Door je debiteurenbeheer anders in te richten. Ontdek hoe je dat aanpakt voor jouw organisatie.
Maak goede betaalafspraken
Er zijn veel verschillende betaalmodellen die je jouw klanten kunt aanbieden. Door te kiezen voor vooraf betalen of bijvoorbeeld betalen op basis van vooraf afgerekende tegoeden, credits of punten bouw je – logischerwijs – betaalzekerheid in.
Maar dit past lang niet altijd bij iedere organisatie, product of dienst. Bijvoorbeeld in geval van B2B-transacties. Betaalzekerheid kun je dan bijvoorbeeld inbouwen door rechtsgeldige betaalvoorwaarden op te stellen en deze door beide partijen te laten ondertekenen.
Bekijk je facturen goed
Om het betaalgedrag van je klant te beïnvloeden, moet je verder kijken dan alleen het betaalproces zelf. Bekijk je facturen eens goed: zijn ze correct en staat alle informatie er duidelijk op?
Veel van deze gegevens komen uit je administratie, dus deze moet op orde zijn. Staan de juiste klant- en ordergegevens erin? Is het juiste PO-nummer verwerkt en – afhankelijk van jouw bedrijfsmodel – is de juiste tarifering toegepast?
En door je order of offerte automatisch om te zetten naar facturen, maak je het interne verwerkingsproces direct een stuk sneller. Het is dan wel noodzakelijk dat verschillende systemen en applicaties goed en probleemloos met elkaar kunnen communiceren.
Maak het betaalproces zo eenvoudig mogelijk
Natuurlijk is het betaalgedrag ook te sturen door het betaalproces zelf. Door dit zo eenvoudig mogelijk te maken, wordt de drempel om te betalen ook lager.
Door verschillende online betaalmethoden aan te bieden, kunnen klanten zelf kiezen welke methode het beste bij hen past. Denk bijvoorbeeld aan iDEAL, PayPal of creditcard. Ook automatisch incasseren kan zowel voor de klant als jouw organisatie een goed alternatief zijn.
En door je facturen, maar ook e-mails, sms-berichten en eventueel het klantportaal te voorzien van een directe betaallink of QR-code, maak je betalen pas écht eenvoudig.
Vergeet de herinneringen niet
Hoe goed het proces ook is uitgedacht en ingericht, er zal altijd een klein percentage facturen zijn dat niet op tijd betaald wordt. De kunst is om het innen van deze openstaande facturen zoveel mogelijk in het minnelijke traject te houden. Dus tussen jou en je klant.
Met passende creditmanagementsoftware en een slim herinneringsproces kun je een groot deel van de te late betalingen alsnog innen. Geautomatiseerd en op een vriendelijke manier, waardoor de klantrelatie goed blijft.
Een paar tips:
- Zeker bij grotere aantallen openstaande facturen is het automatiseren van het herinneringsproces eigenlijk onmisbaar. Denk ook aan het gebruik van data en Business Intelligence software. Je kunt daarmee het betaalgedrag analyseren van je klantenbestand en op basis daarvan klanten segmenteren en opvolgacties bepalen.
- Breng het herinneringsproces onder waar het thuishoort: in het facturatieplatform en niet in het financiële systeem. Dat werkt veel efficiënter omdat er geen terugkoppeling nodig is vanuit het financiële systeem.
- Houd de toon van de herinnering vriendelijk en de taal begrijpelijk. Over het algemeen zijn klanten bereidwillig en zullen ze na het ontvangen van een herinnering direct overgaan tot betalen. Een dreigende toon is dus helemaal niet nodig.
- Denk ook na over het volledige herinneringsproces. Uit hoeveel stappen laat je het bestaan? Herinner je per sms en mail of is er ook telefonisch contact als betalingen langer uitblijven? Breng je administratiekosten in rekening en hoe verreken je die? Wanneer stop je met herinneren? En beëindig je dan de dienstverlening, kies je op een bepaald moment voor een incassobureau of past ‘sociaal incasseren’ meer bij jouw organisatie?
- Als je uiteindelijk overgaat naar een gerechtelijk incassotraject, zorg er dan voor dat je facturatieplatform geïntegreerd is met die van je incassobureau. Dat zorgt voor een efficiënt en foutloos proces. Let op: het dossier moet hiervoor wel compleet zijn en voldoen aan wet- en regelgeving.
En tot slot:
Ondanks dat je dit met je debiteurenbeheerproces niet kan beïnvloeden is het natuurlijk het allerbelangrijkste dat de kwaliteit van de geleverde diensten of producten in orde is. Onze ervaring leert namelijk, dat een tevreden klant altijd bereid is om te betalen 🙂.
