Volandis

Om een complex order to cash-proces rondom de duurzame inzet van medewerkers in de bouw effectief te automatiseren heeft Volandis, het kennis- en adviescentrum in de bouw- en infrasector, de hulp ingeroepen van FIQAS. Met het Abillity^®-platform van FIQAS als basis beschikt de bouwsector nu als eerste over een geavanceerd PreventieZorgPortaal (PZP). Hierin blijft het arbomedisch dossier van een persoon inzichtelijk gedurende zijn/haar gehele werkzame leven in de bouw of infra, onafhankelijk van arbodienst en werkgever. Dit is uniek in Nederland.

Beter inzicht in het proces

In het PZP leggen inmiddels 9 arbodiensten voor preventiezorg medische onderzoeken vast voor werknemers die vallen onder de cao Bouw en Infra. Naast de resultaten van dit zogeheten ‘PAGO’ vindt de werknemer hier ook zijn/haar persoonlijk actieplannen voor de eigen duurzame inzetbaarheid. Bovendien worden vergoedingen automatisch berekend, gedeclareerd én financieel afgewikkeld binnen het PZP.

Volandis beschikt op haar beurt over beter inzicht in het proces. Met daarbij de mogelijkheid om de verschillende processtappen, en daarmee de kwaliteit, te optimaliseren. Zo kunnen zij bijvoorbeeld de opkomst maximaliseren en krijgen de mensen in de bouw, periodiek, de speciaal voor hen samengestelde en op preventie gerichte dienstverlening. Op deze manier wil Volandis, namens de sociale partners in de sector, zoveel mogelijk bijdragen aan de duurzame inzet van deze beroepsgroep.

Een centrale en geïntegreerde werkwijze

Voorheen voerden arbodiensten onder eigen regie verschillende preventieactiviteiten uit en legden dit ieder in hun eigen systeem vast. Vervolgens werden de activiteiten gedeclareerd bij Volandis. Deze gedecentraliseerde aanpak gaf veel administratieve rompslomp. En de declaraties an sich gaven te weinig inzicht voor het ontwikkelen van verbeterde preventiemaatregelen. Kortom: dit moest anders. Om meer grip te krijgen op het proces wilde Volandis een meer centrale en geïntegreerde aanpak realiseren die bovendien voldoet aan de hoogste standaarden voor privacy en security van arbomedische gegevens. Vanuit een eerder contact wist Volandis dat FIQAS veel kennis heeft van zowel het arbodomein, security als financiële processen. En zo kwam het Aalsmeerse softwarebedrijf in beeld voor het leveren van deze oplossing.

Vergoedingen automatisch afhandelen (‘self billing’)

Abillity^® vormt als order to cash-platform de basis van het PreventieZorgPortaal. Bouwartsen, assistenten en DIA-adviseurs (die ‘Duurzame Inzetbaarheidsanalyses’ verzorgen) leggen hierin vast welke verschillende activiteiten (‘orders’) zij uitvoeren. Afhankelijk van het type activiteit of onderzoek en eventuele aanvullende activiteiten, wordt de vergoeding automatisch berekend en door middel van ‘self billing’ direct financieel afgehandeld zonder dat hier nog extra inspanningen voor nodig zijn (‘to cash’).

Functionele applicatiebeheerders bij Volandis hebben daarbij volledige controle over de inrichting van de productcatalogus die ten grondslag ligt aan workflows en business logica rondom de levering van diensten via het PZP. Er kan dus snel ingespeeld worden op veranderingen (short time to market). Deze nieuwe werkwijze heeft de kwaliteit en efficiency van de processen sterk verbeterd.

Alexander Kreulen, Directeur bedrijfsvoering bij Volandis zegt hierover: “Met behulp van het PreventieZorgPortaal hebben onze medewerkers meer de regie in handen en kunnen we het proces steeds verder optimaliseren. We zijn bijvoorbeeld aan de slag gegaan met het verduidelijken van de uitnodigingsbrieven en we versturen inmiddels vanuit het PZP ook afspraakherinneringen (sms’jes). De impact van deze relatief ‘kleine’ aanpassingen is direct voelbaar.”

Werknemer in regie

Werknemers zitten zelf veel meer ‘aan het stuur’ van hun eigen duurzame inzet. Zij hebben namelijk toegang tot hun persoonlijke dossier via een afzonderlijk (ook door FIQAS ontwikkeld) WerknemersPortaal. Op deze manier kunnen ze vooraf – bijvoorbeeld via hun smartphone – al de benodigde vragenlijsten invullen. Voor Bouwartsen, assistenten en DIA-adviseurs is de nieuwe uniforme werkwijze vooral heel fijn als cliënten van werkgever wisselen (en daarmee vaak ook overstappen van arbodienst). Het dossier reist namelijk met de werknemer mee en is daarmee altijd volledig en up-to-date.”

Alexander besluit: “Een echt centraal en integraal arbomedisch dossier leek lange tijd onmogelijk, maar het PreventieZorgPortaal bewijst dat het kan. Vanuit alle invalshoeken zetten we de werknemer centraal. Zo dragen we bij aan zijn of haar duurzame inzet. Dit is grote winst voor de gezondheid en het welzijn van de werknemer en daarmee voor zijn/haar werkgever. Maar we zijn er nog niet. Wij gaan ervoor dat elk talent van nu vanaf 2030 gezond en gemotiveerd zijn/haar pensioengerechtigde leeftijd haalt.”