)){kind=small}
Je organisatie draait op volume en precisie. Dagelijks verwerk je orders vanuit meerdere warehouses. Goederen worden ontvangen, opgeslagen, verzameld, orders klaargemaakt en verzonden met eigen transport of via externe partijen.
Steeds vaker komen daar aanvullende services bij zoals installatie, retourname of levering onder specifieke voorwaarden. Je warehousemanagementsysteem (WMS) en transportmanagementsysteem (TMS) registreren dit feilloos. Je weet exact wat er in je dagelijkse operatie gebeurt. Maar zodra diezelfde activiteiten worden doorgezet voor facturatie, ontstaat een ander beeld.
In de praktijk betekent dit dat niet alle uitgevoerde activiteiten volledig of correct worden gefactureerd. Een vorm van revenue leakage: omzet die wel wordt gerealiseerd in de operatie, maar niet volledig terugkomt in de facturatie.
De uitdaging zit niet in de operatie, maar in facturatie
De complexiteit zit niet alleen in wat je doet, maar in hoe je dat vertaalt naar facturatie.
Elke klant heeft eigen afspraken. Opslag wordt anders afgerekend dan ‘pick & pack’. Value added services kennen hun eigen tarieven. Transportprijzen variëren afhankelijk van volume, route, tijdvenster of condities. En bij inzet van externe partijen moeten orderkenmerken worden vertaald naar vergoedingen voor onderaannemers.
Die afspraken liggen vast in contracten en systemen, maar zijn zelden direct gekoppeld aan de werkvloer. In de praktijk betekent dit dat facturatie ontstaat uit een combinatie van:
- WMS- en TMS-data
- Exports en controles
- Handmatige handelingen
De operatie registreert precies wat er gebeurt, maar de vertaalslag naar facturatie blijft versnipperd.
Waar het structureel misgaat in logistieke facturatie
De kern van het probleem is de ontbrekende koppeling tussen operatie en facturatie.
Activiteiten, vooral uitzonderingen en aanvullende services, worden niet structureel gefactureerd. Contractafspraken worden niet altijd volledig of consistent toegepast. In self billing en verrekeningen met partners ontstaan fouten.
Facturen vereisen hierdoor achteraf correcties en toelichting. Niet omdat de operatie faalt, maar omdat de vertaalslag ontbreekt.
De impact van revenue leakage op finance
Voor Finance betekent dit meer dan inefficiëntie:
- Omzet wordt niet volledig gerealiseerd.
- Marges zijn moeilijk te sturen.
- Facturatie kost tijd en blijft afhankelijk van kennis van individuen.
- Discussies met klanten of partners nemen toe.
En dat zie je terug in je cijfers. Publicaties in Forbes*, gebaseerd op inzichten van EY en MGI Research, laten zien dat organisaties structureel 1 tot 5% van hun EBITDA verliezen door revenue leakage in het order-to-cash proces.
Organisaties verliezen structureel 1 tot 5 % van hun gerealiseerde EBITDA door revenue leakage.
Van operationeel probleem naar structurele oplossing
Het ontbreken van de vertaalslag van operatie naar facturatie is geen operationeel probleem, maar een structurele uitdaging in de koppeling tussen beide. De oplossing is het implementeren van die koppeling. Niet achteraf, maar direct in het proces zelf.
Operationele events uit WMS en TMS worden hierbij niet langer achteraf geïnterpreteerd, maar direct gevalideerd en gekoppeld aan de juiste dienst en prijsafspraak. Elke handeling en aanvullende service wordt automatisch herkend en vertaald naar een factureerbare prestatie.
Contractafspraken, staffels en uitzonderingen vormen hierbij de basis van de berekening.
Operationele events uit WMS en TMS worden direct gevalideerd en gekoppeld aan de juiste dienst en prijsafspraak.
Facturatie als logisch gevolg van de operatie
Facturatie wordt daarmee geen vertaalslag meer, maar een logisch gevolg van wat er operationeel gebeurt. Alles wat je doet, wordt herleidbaar en correct in rekening gebracht zonder handmatige handelingen.
Dit zie je direct terug in:
- hogere gerealiseerde omzet (revenue assurance);
- snellere en voorspelbare facturatie (cashflow);
- minder afhankelijkheid van handmatige verwerking (efficiency);
- beter onderbouwde facturen en minder discussie (klanttevredenheid);
- meer inzicht in de relatie tussen operatie en marge (sturing).
Samengevat
Je operatie wist het al. Nu je facturatie nog.
* Bron: Forbes (2021) – Slow The Drip Of Revenue Leakage In Recurring Revenue
https://www.forbes.com/councils/forbestechcouncil/2021/08/16/slow-the-drip-of-revenue-leakage-in-recurring-revenue/
