Port of Rotterdam

De Rotterdamse haven is de grootste zeehaven van Europa en ontvangt jaarlijks zo’n 28.000 zeeschepen. Elk scheepsbezoek dat gebruikmaakt van havenfaciliteiten – zoals laden en lossen, afvalverwerking of verblijf – draagt bij aan de havengelden. Deze inkomsten zijn een belangrijke inkomstenbron waarmee het Havenbedrijf Rotterdam investeert in de verdere ontwikkeling van de haven.

Verouderd systeem, nieuwe ambities

In 2017 besloot Port of Rotterdam het havengeldenproces te innoveren. Maaike Kuiters, Product Owner PortAbillity^®: “De inning van havengelden is voor ons een bedrijfskritisch proces. We wilden het klantvriendelijker en efficiënter maken en flexibel genoeg om nieuwe prijs- en afrekenmodellen mogelijk te maken. Daarnaast was een van onze kernsystemen aan vervanging toe.”

Van proof of concept naar praktijk

Na een Europese aanbesteding, waaraan meer dan twintig partijen deelnamen, werd FIQAS gekozen als partner voor de vernieuwing van het facturatieproces. Tijdens dit traject werd onder andere een proof of concept uitgevoerd en is de softwarekwaliteit onafhankelijk beoordeeld door de Software Improvement Group (SIG). FIQAS kwam als enige partij goed door de eindselectie, zowel op technische als functionele gronden.

Het resultaat: een geïntegreerde oplossing gebaseerd op het Abillity^®-platform van FIQAS, met daarin een centrale rol voor PortAbillity^®, het door FIQAS ontwikkelde invoerportaal speciaal voor de inning van zeehavengeld. Scheepsagenten (ook wel ‘cargadoors’) voeren daar hun gegevens in, waarna het systeem automatisch de havengelden berekent en factureert. Hierbij houdt Abillity^® rekening met alle regels en randvoorwaarden die eventueel van toepassing zijn.

“Onze klanten hebben nu actueel inzicht in hun facturen en kortingen. Ze kunnen deze zelf online indienen, controleren en corrigeren voordat ze verstuurd worden. De gebruiksvriendelijkheid is enorm toegenomen.”
Maaike Kuiters, Product Owner PortAbillity^®

Een invoerportaal dat complexe tarieven aankan

De input is allesbehalve standaard. De prijsstelling van het zeehavengeld is namelijk afhankelijk van tal van factoren, waaronder:

• Ladingtype en hoeveelheid overslag (laden en/of lossen van goederen)
• Verblijfsduur en type aanlegplaats (kade, boei of paal)
• Scheepstype en omvang van het schip
• Duurzaamheidsmaatregelen (bijvoorbeeld emissiereductie)
• Vrijstellingen en uitzonderingen, zoals voor marineschepen en sleepboten
• Speciale tarieven voor bijvoorbeeld lijndiensten

PortAbillity^® ondersteunt al deze variabelen, valideert de invoer direct en berekent automatisch de juiste tarieven – inclusief kortingen, toeslagen en uitzonderingen. Dankzij slimme statusflows kunnen gebruikers zelf correcties doorvoeren binnen het portaal. Als de gegevens kloppen, bevestigt de cargadoor de opgave en wordt de factuur automatisch gegenereerd en digitaal verstuurd: self-billing in de praktijk.

Alle relevante data (ook afkomstig uit andere systemen) worden centraal verzameld en op het juiste moment gebruikt, waardoor er altijd sprake is van één waarheid. Rob Geleijn, directeur van FIQAS: “PortAbillity^® brengt invoer, tarifering en facturatie samen in één systeem. Dankzij directe en slimme validatie van ingevoerde data worden fouten ‘aan de voorkant’ zoveel mogelijk voorkomen. Daardoor verbetert de datakwaliteit en verloopt het proces sneller en betrouwbaarder, met een prettige en uniforme ervaring voor de gebruiker. We zijn er enorm trots op dat we op deze wijze mogen bijdragen aan zowel de ambities als de dagelijkse praktijk van de Rotterdamse haven.”

Self-billing zonder fouten: snel en transparant

Waar een factuur voor een scheepsbezoek vroeger gemiddeld drie weken na vertrek werd verstuurd, is dat nu teruggebracht tot twee dagen. Vandaag de dag verloopt ruim 85% van het facturatieproces volledig automatisch – zonder handmatige tussenkomst van Havenbedrijf Rotterdam.

Voorheen werd tweederde van de facturen handmatig aangepast. Nu is handmatige verwerking alleen nog nodig wanneer het proces dat bewust vereist, bijvoorbeeld bij uitzonderingen of specifieke kortingsregelingen. Deze aanvragen verlopen bovendien digitaal, via het invoerportaal.

De impact is groot: het aantal correcties op automatisch gefactureerde opgaves is gedaald, en ook in gevallen waarbij handmatige controle nodig is, blijkt die vrijwel altijd direct akkoord. Klanten ervaren het proces als sneller, transparanter en overzichtelijker. En intern levert het tijdswinst en regie op.

Slim gekoppeld binnen een complex IT-landschap

PortAbillity^® fungeert als spin in het web binnen een complex IT-landschap met koppelingen naar diverse applicaties, waaronder het havenmanagementsysteem dat scheepsbewegingen registreert. Via APIs wordt actuele informatie opgehaald over schepen (Lloyds), klanten en ligplaatsen en reserveringen. Door integratie met realtime data (waarbij PortAbillity^® scheepsbezoeken en verplaatsingen (reizen) binnen de haven construeert op basis van scheepsbewegingen) en het toepassen van slimme datavalidatie aan de voorkant, is het proces niet alleen efficiënter geworden, maar ook veel robuuster. Bovendien voldoet het Abillity^®-platform aan de hoge beveiligingseisen die gelden voor organisaties binnen de vitale infrastructuur van Nederland.

“Het mooie is dat alle schakels – van data-invoer tot factuur – met elkaar verbonden zijn. Daardoor is er altijd één waarheid en heeft iedereen actueel inzicht. Het systeem beweegt mee met wat de markt en Port of Rotterdam nodig hebben.”
Dave Buskermolen, Product Owner bij FIQAS

Een flexibele oplossing die meegroeit met de haven

De samenwerking tussen Port of Rotterdam en FIQAS is hecht en duurzaam. Met wekelijkse contactmomenten, doorontwikkeling op basis van praktijkinzichten, updates die inspelen op veranderende wetgeving en klantwensen, blijft het systeem actueel en schaalbaar.

In mei 2019 werd PortAbillity^® officieel gelanceerd – met het genereren van de eerste factuur door de toenmalige CFO van Port of Rotterdam. Sindsdien is PortAbillity^® continu doorontwikkeld. Subprocessen zijn toegevoegd, het systeem is schaalbaar gebleven en ook op het gebied van security en onderhoud is PortAbillity^® up-to-date.

“Voor ons is FIQAS meer dan een leverancier,” zegt Maaike. “Als partners schakelen we snel, denken vooruit en verbeteren continu. Dat maakt het verschil.”