Geïntegreerd creditmanagement: meer rendement uit je order-to-cashproces

Gids voor finance professionals

Creditmanagement optimaliseren met geïntegreerd creditmanagement

Veel organisaties willen hun creditmanagement optimaliseren. In de praktijk blijkt de grootste winst vaak niet te zitten in extra capaciteit, maar in de integratie van betaalverwerking, klantcommunicatie en debiteurenbeheer.

Tegelijkertijd verandert de rol van creditmanagement. Klanten verwachten persoonlijke communicatie, CFO’s willen een voorspelbare cashflow en finance-afdelingen moeten met dezelfde capaciteit steeds meer werk verzetten.

Organisaties die blijven werken met losse systemen krijgen daardoor steeds vaker te maken met handmatig werk, fouten en onnodige vertraging. Een geïntegreerd creditmanagementsysteem brengt betaalverwerking, klantcommunicatie en debiteurenbeheer samen in één realtime omgeving. Zo werk je efficiënter, verbeter je de klantbeleving en houd je meer grip op je order-to-cashproces.

Download de complete gids (PDF)

Waarom creditmanagement optimaliseren vaak begint bij je systeemlandschap

Herken je dit?

– Betalingen worden verwerkt in de financiële administratie.

– Debiteurenbeheer vindt plaats in een aparte applicatie.

– Klantinformatie staat in het CRM.

– Medewerkers controleren handmatig of gegevens nog actueel zijn.

– Klanten ontvangen soms een herinnering terwijl ze al betaald hebben.

Dan ligt de uitdaging vaak niet bij je creditmanagementproces, maar bij de manier waarop systemen samenwerken. Juist daar ontstaat onnodig handmatig werk, vertraging en een grotere kans op fouten.

Je wilt weten waar je staat. Daarom zorgen we voor heldere rapportages, afgestemd op jouw organisatie. Denk aan aging-overzichten, stornoanalyses en realtime statusrapportages, rechtstreeks gekoppeld aan je ERP- of boekhoudsysteem.

Op deze pagina lees je

– Waarom creditmanagement verandert

– Waar organisaties vaak vastlopen

– Wat geïntegreerd creditmanagement is

– Hoe je uitzonderingen automatiseert

– Waarom realtime betaaldata essentieel is

– Wat geïntegreerd creditmanagement oplevert

– Praktijkvoorbeelden

– Veelgestelde vragen

Waarom creditmanagement verandert

Creditmanagement draait al lang niet meer alleen om openstaande facturen innen. Klanten verwachten een persoonlijke benadering. Organisaties willen voorspelbare resultaten. En finance-teams moeten efficiënter werken zonder extra capaciteit.

Daarom verschuift de focus van handmatig opvolgen naar slim automatiseren.

Wat is geïntegreerd creditmanagement?

Bij geïntegreerd creditmanagement werken betaalverwerking, debiteurenbeheer en klantinformatie samen in één realtime omgeving. Daardoor beschik je altijd over actuele informatie.

Dat maakt het mogelijk om:

– betaalgedrag direct te herkennen

– automatisch de juiste communicatie te versturen

– uitzonderingen sneller af te handelen

– beslissingen te nemen op basis van actuele data

Zo ontstaat één betrouwbaar proces in plaats van losse systemen.

Automatiseren van de unhappy flow

De meeste facturen worden gewoon betaald. Dat is de happy flow.

De meeste tijd gaat echter zitten in uitzonderingen. Storneringen, disputen, deelbetalingen, betalingsregelingen en klanten met tijdelijke betaalproblemen.

Wij noemen dat de unhappy flow.

Door deze situaties automatisch te herkennen en af te handelen, voorkom je veel handmatig werk en blijven processen beheersbaar.

Waar creditmanagement vaak vastloopt

In de praktijk zien we twee veelvoorkomende situaties.

Creditmanagement binnen de financiële administratie

Zolang volumes beperkt zijn, werkt dit vaak prima. Maar groeit de organisatie, dan ontstaan al snel Excel-overzichten, handmatige controles en extra werk. Processen worden daardoor foutgevoelig(er).

Een los creditmanagementsysteem

Veel organisaties voegen later een aparte creditmanagementoplossing toe. Maar hierdoor ontstaan twee werkelijkheden:

– betalingen staan in de financiële administratie

– openstaande posten staan in het creditmanagementsysteem

Daardoor lopen gegevens niet altijd synchroon en ontstaan onnodige herinneringen, correcties en frustratie.

Datagedreven creditmanagement

Niet iedere klant vraagt om dezelfde aanpak.

Door betaalgedrag, betaalhistorie en klantgegevens slim te combineren, kun je automatisch bepalen welke communicatie het beste past.

Bijvoorbeeld door te kiezen voor een andere tone of voice, een ander communicatiekanaal, een andere betaaltermijn of een passende betalingsregeling.

Zo verbeter je de klantbeleving én de resultaten.

One-touch automatisering

Het uiteindelijke doel is een proces dat zelfstandig doorloopt.

Bij one-touch automatisering bepaalt het systeem automatisch welke actie nodig is zodra een gebeurtenis plaatsvindt. Medewerkers grijpen alleen nog in wanneer dat echt waarde toevoegt.

Dat zorgt voor minder handmatige stappen, kortere doorlooptijden enmeer capaciteit voor complexe dossiers.

De voordelen van geïntegreerd creditmanagement

Zonder integratie	Met integratie
Losse systemen	Eén platform
Meerdere databronnen	Eén realtime waarheid
Handmatige opvolging	Geautomatiseerde workflows
Veel uitzonderingen	Slimme procesautomatisering
Correcties achteraf	Minder fouten
Beperkt inzicht	Volledige grip op het proces

Wat levert het op?

Voor CFO's

Betere voorspelbaarheid, verbeterde cashflow, lagere operationele kosten en meer grip op het order-to-cashproces.

Voor finance

Minder handmatig werk, realtime inzicht, hogere productiviteit en minder herstelacties.

Voor klanten

Passende communicatie, minder fouten, snellere opvolging en klantvriendelijk incasseren.

Praktijkvoorbeelden

PGGM

PGGM koos voor FIQAS om het debiteurenbeheer te moderniseren en legacy-systemen af te bouwen. Dankzij Abillity^® beschikt PGGM nu over één robuust platform voor efficiënte premie-incasso en betere datakwaliteit.

Greenchoice

Kwaliteit verhogen en kosten verlagen: dát was voor Greenchoice de aanleiding om, samen met FIQAS, het creditmanagementproces te verbeteren. Met een centrale rol voor de Abillity^® Accounts Receivable-module is dat ruimschoots gelukt.

hollandsnieuwe

Als uitdager op de telecommarkt wil hollandsnieuwe de operationele kosten laag houden, onder andere door het uitbesteden én optimaliseren van niet-primaire processen. Mede hierdoor ingegeven is FIQAS sinds 2019 partner in het order-to-cashproces.

Bekijk alle referenties

Veelgestelde vragen

Wat is geïntegreerd creditmanagement?

Geïntegreerd creditmanagement brengt betaalverwerking, debiteurenbeheer en creditmanagement samen in één systeem. In plaats van losse applicaties en koppelingen werk je vanuit één realtime omgeving.

Daardoor beschik je altijd over actuele gegevens over facturen, betalingen en klantcontact. Dat maakt het mogelijk om sneller te reageren, processen verder te automatiseren en klanten persoonlijker te benaderen.

Voor finance betekent dit minder handmatig werk, minder fouten en meer grip op het volledige order-to-cashproces.
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en geïntegreerd creditmanagement?

Debiteurenbeheer richt zich vooral op het opvolgen van openstaande facturen en het innen van betalingen.

Geïntegreerd creditmanagement gaat een stap verder. Naast het beheren van openstaande posten worden ook betaalverwerking, klantgegevens, communicatie en geautomatiseerde workflows onderdeel van hetzelfde proces.

Hierdoor ontstaat één actuele bron van informatie en kunnen beslissingen automatisch worden genomen op basis van realtime data.
Waarom werken losse systemen vaak minder goed?

Wanneer betaalverwerking, financiële administratie en creditmanagement los van elkaar functioneren, ontstaat er vaak vertraging in de gegevensuitwisseling.

Daardoor kunnen herinneringen worden verstuurd terwijl een betaling al is ontvangen of moeten medewerkers handmatig controleren of informatie nog actueel is.

Naarmate organisaties groeien, leidt dit tot meer uitzonderingen, extra handmatig werk en een grotere kans op fouten.
Waarom hoort betaalverwerking bij creditmanagement?

Bij veel organisaties worden betalingen verwerkt in de financiële administratie, terwijl creditmanagement plaatsvindt in een apart systeem.

Daardoor lopen gegevens niet altijd synchroon en ontstaat extra handmatig werk.

Binnen geïntegreerd creditmanagement vormen betaalverwerking en creditmanagement één proces. Zodra een betaling binnenkomt, is deze direct zichtbaar voor het volledige proces. Dat voorkomt fouten, maakt automatische opvolging mogelijk en zorgt voor één actuele waarheid.
Wat is de unhappy flow?

De happy flow bestaat uit facturen die op tijd worden betaald.

De unhappy flow omvat alle uitzonderingen, zoals storneringen, deelbetalingen, disputen of klanten die tijdelijk niet kunnen betalen.

Juist deze situaties kosten de meeste tijd en hebben de grootste impact op de klantbeleving. Door de unhappy flow automatisch te herkennen en af te handelen, blijft het proces beheersbaar en kunnen medewerkers zich richten op de dossiers waar persoonlijk contact echt waarde toevoegt.
Wat is one-touch automatisering?

Bij one-touch automatisering bepaalt het systeem automatisch welke actie nodig is zodra een gebeurtenis plaatsvindt, bijvoorbeeld een stornering of een gedeeltelijke betaling.

Communicatie, opvolging en eventuele betalingsregelingen verlopen automatisch volgens vooraf ingestelde regels.

Alleen wanneer een situatie daarom vraagt, grijpt een medewerker in. Hierdoor nemen het aantal handmatige handelingen en de doorlooptijd aanzienlijk af.
Waarom is realtime betaalinformatie belangrijk?

Actuele betaalinformatie voorkomt dat beslissingen worden genomen op basis van verouderde gegevens.

Wanneer een betaling direct zichtbaar is, hoeven herinneringen niet meer handmatig te worden gecontroleerd en ontvangt een klant geen onterechte communicatie.

Realtime inzicht maakt processen betrouwbaarder, verbetert de klantbeleving en zorgt ervoor dat finance sneller kan handelen.
Hoe helpt geïntegreerd creditmanagement om de DSO te verlagen?

Door betalingen realtime te verwerken en automatisch de juiste opvolging te starten, worden openstaande posten sneller afgehandeld.

Daarnaast helpt datagedreven segmentatie om klanten op het juiste moment via het juiste kanaal te benaderen. Dat verhoogt de kans op tijdige betaling en verkort de gemiddelde betalingstermijn.

Veel organisaties zien hierdoor een verbetering van de cashflow en een lagere DSO.
Wat levert geïntegreerd creditmanagement op voor CFO’s?
Voor CFO’s draait geïntegreerd creditmanagement om voorspelbaarheid en controle.

Een geïntegreerde werkwijze zorgt voor:
- meer grip op de cashflow;
- lagere operationele kosten;
- minder afhankelijkheid van handmatige processen;
- betere stuurinformatie;
- een toekomstbestendig order-to-cashproces.
Doordat alle relevante informatie samenkomt in één omgeving, kunnen organisaties sneller beslissingen nemen en veranderingen eenvoudiger doorvoeren.

Wat kan FIQAS voor jou doen?

Ben je benieuwd of ons platform geschikt is voor jouw organisatie?
Wij gaan graag met je in gesprek!

Henk Stobbe

Commercieel Directeur

+31 297 382323 Plan een online demo