7 tips voor een optimale cashflow

Steeds vaker hebben huishoudens en bedrijven te maken met betaalproblemen – of verwachten deze in de nabije toekomst. Dit heeft niet alleen invloed op hun uitgavenpatroon, maar ook op hoe ze omgaan met betalingen.

Hoe zorg je als organisatie ervoor dat jouw facturen wél worden voldaan? Natuurlijk heb je begrip voor de financiële situatie van je klant, maar je wilt ook dat jouw factuur prioriteit krijgt. In dit artikel delen we 7 tips om de kans op tijdige betaling te vergroten.

1. Zorg dat je klant overtuigd blijft van de waarde van jouw product of dienst

Waardebeleving lijkt misschien niet direct verbonden met betalingen, maar het speelt hierbij juist een belangrijke rol. Zeker wanneer klanten minder te besteden hebben, gaan ze kritischer naar hun uitgaven kijken. Elke betaling wordt afgewogen: is dit écht nodig of zijn er goedkopere alternatieven? Hoewel waardebeleving deels gebaseerd is op gevoel, kun je hier als organisatie wel degelijk op inspelen. Leg je aanbod duidelijk uit en vergelijk dit bijvoorbeeld ook met het aanbod van andere aanbieders. En bevestig hiermee dat je klant met jouw product of dienst inderdaad ‘de beste keuze’ maakt.

Daarnaast kun je ook toetsen of je klant optimaal gebruik maakt van het product of dienst. Bijvoorbeeld of een abonnement volledig wordt benut. Zo niet, dan kun je je klant informeren over een goedkoper alternatief. Hoewel je daarmee op korte termijn minder omzet genereert, vergroot je wel de kans dat je klant de (lagere) rekening op lange termijn blijft betalen. Dit is dus een kwestie van korte- en langetermijnvisie.

2. Vooraf betalen voor een product of dienst

Een klant vooraf laten betalen is natuurlijk de veiligste manier om te zorgen dat je als organisatie geen risico loopt. Betaalt je klant niet? Dan lever je simpelweg ook niet. Maar bij veel producten en diensten werkt zo’n constructie niet. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarbij de klant pas betaalt na gebruik, omdat de kosten vooraf niet te bepalen zijn. Je kunt dan niet zomaar een factuur sturen voordat de dienst is geleverd.

Om toch een deel van het financiële risico af te dekken, kun je verschillende oplossingen overwegen. Bij het aangaan van een overeenkomst kun je bijvoorbeeld administratiekosten in rekening brengen. Dit is een soort garantie die je helpt om de eerste periode van de overeenkomst te overbruggen, mocht je klant zijn maandelijkse betaalverplichtingen niet nakomen. Een andere optie is om borg te vragen. Aan het einde van de overeenkomst betaal je deze terug. Of je factureert de abonnementskosten alvast vooruit en combineert dit met de verbruikskosten van de vorige periode.

Onderzoek of je binnen je product- of dienstenaanbod dit soort mechanismen kunt inzetten om een deel van het betaalrisico te beperken.

3. Duidelijke facturen en herinneringen: de basis van effectief debiteurenbeheer

Effectief debiteurenbeheer begint op het moment dat de factuur je klant bereikt. Hierin is duidelijke communicatie essentieel. Zorg er daarom voor dat je factuur exact aangeeft waarvoor je klant betaalt en 100% juist is. Dit voorkomt een (voor jou duur) belletje naar de klantenservice, dat de klanten de factuur negeren, niet betalen of – in geval van automatische incasso – betalingen storneren.

Hetzelfde geldt uiteraard voor de herinneringen die je verstuurt. Zijn deze overzichtelijk, eenvoudig te begrijpen en weerspiegelen ze de juiste situatie? Dit kan een uitdaging zijn, aangezien herinneringen vaak gebaseerd zijn op een momentopname van de openstaande bedragen. Een online portaal kan hierbij een waardevol hulpmiddel zijn, vooral als deze gekoppeld is aan een centrale administratie. Hiermee geef je klanten de mogelijkheid om de actuele status van het openstaande bedrag in te zien en, indien mogelijk, de factuur of facturen online te betalen.

Kijk kritisch naar je facturen en herinneringen en vraag jezelf af: is het duidelijk waarom dit bedrag betaald moet worden? Duidelijke, foutloze facturen en herinneringen zijn cruciaal om betalingsproblemen te voorkomen.

4. Automatische incasso: slim en op het juiste moment

Veel bedrijven gebruiken automatische incasso’s als betaalmethode, maar er zijn ook organisaties die (handmatige) betalingen nog aan hun klanten overlaten. Automatisch incasseren heeft als voordeel dat er meer controle is over het betaalproces en vermindert daarmee het risico dat klanten betalingen vergeten. Overweeg deze methode als je dat nog niet doet – en als je product of dienst het toelaat natuurlijk.

Als je al automatische incasso gebruikt, let dan (ook) op het moment van incasseren. Incasseren kort na de salarisbetalingen, bijvoorbeeld rond de 25e van de maand, is vaak effectiever dan kort daarvoor. Of overweeg om je klanten zelf te laten bepalen wanneer een automatische incasso gedaan mag worden. De jusite timing kan de kans op succesvolle betalingen aanzienlijk vergroten.

5. Verschillende online betaalmethoden

Naast automatische incasso zijn online betaalmethoden een uitstekende manier om klanten eenvoudig en snel te laten betalen. Denk bijvoorbeeld aan iDEAL of PayPal. Ook kun je een betaallink toevoegen aan facturen of herinneringen. Zo maak je het betaalproces nog gemakkelijker voor je klant. De benodigde gegevens zijn hiermee namelijk al vooringevuld. En als je papieren facturen uitstuurt, dan heeft het toevoegen van een QR-code hetzelfde effect. De QR-code is dan feitelijk de betaallink, hartstikke handig dus! 😊

6. Uitstel en betaalregelingen: hulpmiddel of tijdelijke oplossing?

Er zijn natuurlijk ook situaties waarbij een klant zijn factuur niet op het afgesproken moment kan betalen. Dan kan uitgestelde betaling of een betaalregeling een oplossing zijn. Hiermee wordt dat de betaling uitgesteld naar een later tijdstip of verspreid over een langere periode.
Hoewel deze flexibiliteit je klant kan helpen, kan het ook uitstel van executie zijn. Het is belangrijk om zorgvuldig te overwegen of je deze optie wilt aanbieden en hoe je het bijbehorende proces gaat beheren. Bedenk goed hoe je omgaat met betalingsregelingen om te voorkomen dat het probleem zich verlengt en je cashflow verder in gevaar komt.

7. Blijf in contact: het belang van persoonlijke communicatie

Als een klant zijn rekening niet binnen de afgesproken termijn betaalt of als automatische incasso niet direct lukt, dan is het belangrijk om te blijven communiceren. Stuur bijvoorbeeld (geautomatiseerd) herinneringen om op die manier aandacht te vragen voor de openstaande factuur.

Als betaling uitblijft na meerdere herinneringen, neem dan telefonisch contact op. Uit ervaring blijkt dat klanten die persoonlijk benaderd worden, eerder geneigd zijn te betalen dan klanten die alleen schriftelijke communicatie ontvangen.

Het werken met klantprofielen kan ook effectief zijn. Segmentatie van klanten op basis van hun betaalgedrag stelt je in staat maatwerk toe te passen in je communicatie bij het versturen van herinneringen. Hierdoor verbeter je niet alleen de klanttevredenheid, maar vergroot je ook de kans dat klanten alsnog betalen. En dat draagt weer bij aan een gezondere cashflow en efficiënter debiteurenbeheer.

Hoe breng je deze tips in de praktijk?

Het toepassen van sommige van deze tips kan relatief eenvoudig zijn, vooral als het gaat om het verbeteren van de communicatie of het aanpassen van de timing. Andere tips vragen misschien om een uitbreiding of aanpassing van de systemen die je bedrijfsprocessen ondersteunen.

Gelukkig zijn er diverse partijen die ondersteuning bieden bij het realiseren van enkele van de genoemde tips. Het risico is hierbij wel aanwezig dat je het centrale overzicht kwijtraakt. Door verschillende processen te ondersteunen vanuit meerdere systemen loop je het risico op aansluitingsproblemen, afwijkingen en fouten. Bijvoorbeeld omdat je via systeem A een incasso doet voor een factuur, terwijl je via systeem B een online betaling binnenkrijgt. Of erger: dat je beide niet uitvoert of beschikbaar maakt. Het is dan ook cruciaal om altijd een compleet overzicht te hebben én houden.