Als de data-collection en de tarifering goed zijn ingericht, dan kan het maken van de eigenlijke factuur niet zo ingewikkeld meer zijn. Toch?

Deze conclusie is iets te voorbarig. Ook deze stap in het facturatieproces kent de nodige complexiteit. Heeft u zich bijvoorbeeld wel eens afgevraagd hoe de btw wordt berekend, hoe alle details netjes gegroepeerd worden of wat er op de achtergrond moet gebeuren als een klant zijn abonnement opzegt?

Dit is deel 4 van een reeks blogs van FIQAS over het optimaliseren van facturatieprocessen.

Factuur maken

Facturen maken en versturenAls de data zijn ingelezen, het verbruik van een prijs is voorzien en de factuurregels gegenereerd zijn kan de eigenlijke factuur geproduceerd worden. Dit is het document dat de betalingsverplichting van een klant aan een leverancier weergeeft.

Over het algemeen ziet een factuur er niet erg bijzonder uit. Maar vergis u niet, ook aan een factuur worden vele eisen gesteld. In eerste instantie door de Belastingdienst, die voorschrijft welke basisgegevens altijd op een factuur vermeld moeten worden. Daarnaast door de leverancier zelf, die op de factuur niet alleen zijn huisstijl wil laten terugkomen, maar ook de verkochte propositie herkenbaar en transparant aan de klant wil (en moet) presenteren.

Aandachtspunten

Zomaar een greep uit de vele aandachtspunten die komen kijken bij het maken en verspreiden van facturen:

  • Facturen worden in steeds meer vormen aangeboden. Een hardcopy-factuur in een enveloppe, een factuur als PDF-bijlage bij een e-mail, een bericht dat er een factuur klaarstaat in een klantportal, een UBL-factuur die direct in de boekhouding kan worden ingelezen. De factuur gaat steeds vaker samen met een betaalmogelijkheid, zoals een betaallink in de factuurmail, bijvoorbeeld naar de site van een payment service provider.
  • Een factuurlay-out wordt onder andere bepaald door de huisstijl van het bedrijf dat de factuur uitgeeft. De factuur toont ook de juiste groeperingen en consolidatie die passen bij zijn propositie(s) en klanten.  In een gedetailleerde factuurspecificatie toont de partij die factureert de gegevens op detailniveau. Voorschriften van de fiscus bepalen welke gegevens er minimaal getoond moeten worden.
  • Er zijn verschillen tussen B2B- en B2C-facturen. Voor facturen aan overheden gelden weer andere, nog strengere regels.
  • Convergent billing. Verschillende productlijnen komen terecht op één factuur. Voor veel systemen is dit nog steeds een uitdaging. Het is extra complex als de factuurregels door verschillende systemen worden aangeleverd.
  • Meestal moeten alleen de verbruiksrecords die binnen de factuurperiode vallen in rekening worden gebracht, maar het kan ook zijn dat er eerdere records moeten worden meegenomen. Bij het uitfactureren bij voortijdige contractbeëindiging kan het zijn dat de vaste kosten (abonnementen bijvoorbeeld) proportioneel worden verrekend.
  • De btw-berekening moet in elk land voldoen aan eigen regels. Bij samengestelde proposities kan er sprake zijn van verschillende btw-tarieven. Om de btw te kunnen berekenen moet de btw-klasse ergens worden vastgelegd, bijvoorbeeld op productniveau, maar er kan ook een geautomatiseerde business rule worden toegepast.
  • Het kan (bijvoorbeeld in telecom) voorkomen dat er ergens in het facturatieproces afrondingen zijn. Dit heeft consequenties voor de bedragen op de factuur. Bedenk waar in het proces de afrondingen moeten gebeuren en op hoeveel decimalen er moet worden afgerond.
  • Betaalgedrag wordt beïnvloed door de factuur. De voorkeur voor een factuurindeling en/of een factuurkanaal kan per doelgroep verschillen. A/B-tests zijn zinvol om uit te vinden welke combinatie tot het optimale resultaat leidt.
  • De financiële rapportage moet naadloos aansluiten op de facturatie. Omzet moet herkenbaar geboekt worden. Waar en wanneer wordt de omzet genomen?

Uit de praktijk: het maken en verspreiden van de factuur

Facturen lijken in grote lijnen op elkaar. Toch wil iedereen ook zijn eigen gezicht aan de facturen geven. Ook staat elke partij voor eigen keuzes en uitdagingen op de achtergrond, die het maken en distribueren van een factuur complex kunnen maken. Ter illustratie volgen hieronder een paar voorbeelden uit de praktijk van FIQAS.

Correctie van foutieve facturen

Gegevens uit het CRM-systeem van een telecomklant van FIQAS worden via een dataoverdracht doorgegeven aan het billing platform van FIQAS. Invoerfouten in het CRM-systeem leveren technisch gezien geen problemen op in de facturatie: de gegevens op de factuur komen overeen met de gegevens in het bronsysteem. Maar, de factuur geeft niet weer wat er daadwerkelijk geleverd is en voldoet dus niet aan de eisen van de klant. Er moet daarom een creditfactuur worden aangemaakt en daarna een nieuwe debetfactuur.

FIQAS lost dit voor deze klant op in de webapplicatie. Customer service medewerkers kunnen hier de oorspronkelijke factuur crediteren en direct een nieuwe debetfactuur klaarzetten. Bij de volgende facturatierun worden twee facturen gegenereerd en aan de klant gestuurd; de creditfactuur en de nieuwe debetfactuur. De nieuwe debetfactuur bevat dan gecorrigeerde klantgegevens en/of aangepaste factuurregels. Uiteraard worden ook de gegevens in het bronsysteem bijgewerkt.

Factuuropmaak op klantniveau

Een energieleverancier heeft te maken met multisite-klanten en single-site-klanten. Beide groepen klanten ontvangen facturen in een eigen formaat. Voor multisite-klanten worden maandelijks verzamelfacturen gemaakt, waarop bedragen in rekening worden gebracht voor soms wel tientallen onderliggende sites. Deze facturen bestaan uit vele pagina’s met factuurspecificaties en zijn complex vanwege de aggregatie van de totaalbedragen. Singlesite-facturen – één factuur per vestiging/adres – zijn veel minder complex en bestaan meestal uit 2 of 3 pagina’s.

Factuurdetails: klantgemak, doorlooptijd en opslagruimte

Feit: 95% van de klanten van telecomproviders is niet geïnteresseerd in de factuurdetails en factuurdocumenten. De opslag van vooraf gegenereerde factuurdocumenten vraagt opslagcapaciteit en het vooraf klaarzetten van details voor alle klanten kost doorlooptijd.

FIQAS heeft dit proces zo georganiseerd dat de gegevens pas op het moment dat er via het webportaal om wordt gevraagd real-time uit de database worden opgehaald. De eindklant heeft meteen toegang tot zijn of haar verbruiksgegevens en andere factuurinformatie, terwijl het systeem nauwelijks belast wordt. De kosten voor opslag zijn daarbij laag.

Eindfacturen

Een klant beëindigt zijn contract eerder dan de einde-contractdatum of wordt afgesloten wegens wanbetaling. In deze situatie moet er mogelijk een factuur worden gemaakt tot het einde van de contracttermijn, rekening houdend met wettelijke voorschriften wat betreft eindfacturen. Op deze eindfactuur kan ook rekening worden gehouden met matiging. In zo’n geval wordt de klant bijvoorbeeld slechts een deel van het resterende termijnbedrag gefactureerd.

De factuur, bijna de laatste stap in het order-to-cash-proces

Het lijkt niet de moeilijkste schakel in het order-to-cash-proces, maar ook het maken van de factuur kent complexe elementen. Als dit stuk van het facturatieproces zorgvuldig is ingericht, is er alweer een belangrijke stap gezet naar het binnenhalen van de omzet. Het is dan afwachten tot uw klant betaalt. Ook betaalgedrag is te sturen, daarover meer in onze volgende blog.

Andere onderwerpen en het waarom van deze serie

Andere onderwerpen in deze serie:

De specialisten van FIQAS hebben een schat aan ervaring met het inrichten, uitvoeren en optimaliseren van facturatieprocessen. De business cases die wij zien zijn vaak versmald tot een of twee van bovengenoemde aspecten. Met deze serie artikelen proberen we recht te doen aan het grotere geheel.

In het volgende deel van deze serie gaan we uitgebreid in op de processen en best practices rondom het incassoproces. Hierin aandacht voor het verwerken van betalingen, herinneringsstrategieën en debiteurenbeheer.

Erik Henselmans
Martijn Stengewis

FIQAS is sinds 1989 een autoriteit op het gebied van facturatieprocessen, met gerenommeerde klanten in binnen- en buitenland en opererend vanuit Aalsmeer.

Tagged: Facturatie, Tarifering