Incasseren

Voor elke commerciële organisatie zou het goed zijn om de volgende spreuk op een tegeltje aan de muur te hangen: “Iets is pas verkocht als het geld op de bank staat”.

Dit is namelijk volledig waar. Ook al is het contract getekend en de dienst geleverd, als de eindklant er uiteindelijk niet (volledig) voor betaalt, dan is veel moeite voor niets geweest. Daarom is het onderdeel ‘incasseren’ – vervat in de Abillity® Accounts Receivable module (AR) – een zeer belangrijk sluitstuk van het order-to-cash proces. Deze module zorgt voor een efficiënte procesgang om de output van de voorgaande stappen in de keten letterlijk ‘om te zetten’ naar geld op de bank (zodat uiteindelijk van data omzet is gemaakt).

Waarom incasseren met FIQAS?

Optimale cashflow

Het goed inrichten van de incassoprocessen leidt tot een verlaging van de DSO (Days Sales Outstanding) en dus tot een optimale cashflow.

Efficiency

Dankzij de hoge mate van automatisering, selfcare en het gebruiksgemak, kan met een minimale inspanning het AR-proces worden ingevuld. Door eigen medewerkers of door ‘bonusmedewerkers’ van FIQAS via onze managed service.

Juiste tone of voice

Variërend van “in naam der Koning...” tot (zeer) sociale incasso: afhankelijk van branche en product kan soms het ene, soms het andere nodig zijn. Abillity® past zich aan.

Voor deze klanten regelen wij de betaalverwerking en het debiteurenbeheer

hollandsnieuwe

Als uitdager op de telecommarkt wil hollandsnieuwe de operationele kosten laag houden, onder andere door het uitbesteden en stroomlijnen van niet-primaire processen.

Meer over hollandsnieuwe

Adevinta

Adevinta is wereldwijd de grootste in online advertenties, met twaalf merken over de hele wereld. FIQAS zorgt, via een Managed Service, voor de facturatie, bewaakt en verwerkt de betalingen, verzorgt de reconciliatie en voert de complete debiteurenadministratie uit, inclusief het aanmaningsproces.

Meer over Adevinta

Simpel

Simpel is een aanbieder van voordelige sim-only-abonnementen, die bijna een miljoen klanten bedient met het moderne T-Mobile-netwerk. FIQAS verzorgt in een Managed Billing Service de uitvoering en monitoring van de facturatie- en incassoprocessen van Simpel.

Meer over Simpel

Incasseren met Abillity®

Hoogover kan het Abillity® AR-proces onderverdeeld worden in 3 stappen: betalingsverwerking (ook wel ‘payment processing’), afletteren (‘reconciliation’) en herinneren (‘dunning’).

Betalingsverwerking

Het AR-proces begint met te incasseren bedragen, dus vaak met een import van facturen (wel of niet door Abillity® zelf gegenereerd).

Voor elk te innen bedrag wordt steeds een balans bijgehouden, dat lager wordt naarmate betalingen worden ontvangen of crediteringen worden toegepast, maar hoger kan worden als gevolg van bijvoorbeeld boetes of toegepaste rente. Via een ‘tijdslijn’ is de ontwikkeling van deze balans op elk moment inzichtelijk per factuur.

Op totaalniveau bestaat inzicht in openstaande saldi via bijvoorbeeld een ouderdomsanalyse (in een zogeheten ‘aging report’).

Om  facturen betaald te krijgen initieert Abillity® incassoprocessen, gebaseerd op de betaalmethode van debiteuren. Vanwege het internationale karakter van onze klanten ondersteunt Abillity® een veelheid aan betaalmethoden, zoals automatische incasso via SEPA of Bacs DD en online betalen met iDEAL of bijvoorbeeld PayPal.

Om de kans te optimaliseren dat een betaling slaagt, kan rekening gehouden worden met een door de klant gewenste incassodatum, in geval van particuliere betalers bijvoorbeeld vlak na het ontvangen van salaris.

Afletteren

Betalingen kunnen het gevolg zijn van automatische (bulk)incassoprocessen of van acties van individuele debiteuren, bijvoorbeeld door het volgen van een via Abillity® aangeboden betaallink.

Voor bulkprocessen lezen we bankbestanden uit, waarbij wij uiteraard bekend zijn met gangbare formaten zoals MT940 en CAMT.053. We onderhouden werkrelaties met representatieve banken in binnen- en buitenland.

Voor individuele betalingen kunnen we naadloos met API’s van Payment Service Providers integreren, zoals Adyen of Braintree.

De ontvangen betalingen worden zoveel mogelijk automatisch gekoppeld aan (cq afgeletterd op) de juiste facturen en/of debiteuren, op basis van voorgedefinieerde ‘regels’ (businesslogica).

Het streven is (natuurlijk) om een zo hoog mogelijk percentage betalingen automatisch af te letteren. Maar als betalingen niet automatisch gekoppeld kunnen worden, is handmatig koppelen mogelijk. En als hierbij nieuwe duidelijke patronen ontdekt worden, dan kunnen hiervoor eenvoudig aanvullende automatische regels worden aangemaakt. Ook kan ervoor gekozen worden om niet automatisch te koppelen betalingen (of te veel betaalde bedragen) weer terug te betalen (excasseren).

Gelet op de aard van de AR-processen worden relevante handelingen vastgelegd in een audit trail en kunnen er ook goedkeuringsstappen worden ingebouwd (bijvoorbeeld een vier-ogenprincipe).

Herinneren

Mocht een debiteur onverhoopt een factuur niet (of niet volledig) betalen, dan treden workflows in werking om de debiteur eraan te herinneren dat er nog een bedrag betaald moet worden. De stappen daarin zijn flexibel te bepalen: denk aan herinneringsbrieven, bellijsten of sms-berichten.

De inhoud van de brief wordt uiteraard afgestemd op de doelgroep, waarbij wij vanuit onze jarenlange en brede ervaring met je mee kunnen denken over de juiste inhoud en ‘tone of voice’. Het gaat tenslotte om jouw klanten, waarbij in de communicatie ook meegenomen kan worden wat het profiel is van de debiteur (enof het niet-betalen incidenteel of structureel van aard is).

Zodra facturen alsnog volledig worden voldaan, stoppen de herinneringsprocessen vanzelf.

In geval van een dispuut met een debiteur kan het herinneren van facturen (of zelfs het incasseren van nieuwe bedragen) tijdelijk geblokkeerd worden.

Mochten alle acties (onverhoopt) uiteindelijk niet tot het gewenste resultaat leiden en blijft een debiteur in gebreke, dan kan Abillity® de vordering overhevelen naar een incassobureau. Hierbij worden de eventueel langs die route ontvangen bedragen weer zichtbaar op de balans van de betreffende debiteur.

Een alternatief is om een debiteur een betalingsregeling aan te bieden, zodat de vordering gespreid (in termijnen) betaald kan worden. Dit wordt dan weer bewaakt door een aparte workflow.

Door het op de juiste wijze inzetten van de hier beschreven mogelijkheden biedt Abillity® optimale ondersteuning om de doelstellingen van ook jouw AR-proces te optimaliseren. Na enige tijd heb je het tegeltje niet meer nodig.

Door het op de juiste wijze inzetten van de hier beschreven mogelijkheden biedt Abillity® optimale ondersteuning om de doelstellingen van ook jouw AR-proces te optimaliseren. Na enige tijd heb je het tegeltje niet meer nodig.

Hoe zorg je ervoor dat jouw factuur wel betaald wordt?

Vul je naam en e-mailadres in en ontvang direct onze whitepaper ‘Hoe zorg je ervoor dat jouw factuur wel betaald wordt?’.

"*" geeft vereiste velden aan

Meer informatie?

Ben je benieuwd of ons platform geschikt is voor jouw organisatie? Wil je meer weten over onze incassomogelijkheden? Of heb je specifieke vragen? Neem gerust contact met ons op. Wij gaan graag met je in gesprek!

Willem Lemmers

Senior Consultant

+31 297 382323